文件檔案管理制度

1、鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMPJG01001第0頁共8頁文件名稱文件檔案管理制度文件檔案管理制度類別：管理制度編訂人編訂日期年月日審核人審核日期年月日批準人批準日期年月日頒發(fā)部門執(zhí)行日期年月日變更次數變更原因變更內容目的：目的：為保證公司檔案的完整性、實用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的安全，特制定本制度。適用范圍：適用范圍：公司生產質量管理、設備、基建、研發(fā)、財務、行政等需要歸檔存儲的文件

2、、錄像、圖片資料的管理。責任：責任：各部門負責人、檔案管理員。內容：內容：1、存檔原則1.1、對公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門按照要求，根據實際情況及文件檔案特點定期向文件檔案管理員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。1.1.1、批記錄生產、檢驗結束后即時歸檔。1.1.2、生產、檢驗輔助記錄結束后經各部門審核后及時歸檔，QA領用批生產的報告不另作歸檔，隨批記錄即時歸檔（如A、B級潔凈區(qū)沉降菌檢測報告、浮游菌測試報告、潔凈區(qū)表面微生

3、物監(jiān)測記錄、潔凈區(qū)人員監(jiān)測記錄、清場合格證等）。1.1.3、臨時記錄及文件即時歸檔。相關的培訓記錄及健康檔案由企管部歸檔保存。1.2、公司全體員工都有保護檔案的義務。2、檔案的分類及管理鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMPJG010012第2頁共8頁文件名稱文件檔案管理制度文件檔案管理制度類別：管理制度工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料、其他設備檔案公用系統、物料倉庫等的輔助設備、生產中心設備、QC設備、Q

4、A設備設備運行資料保存八年，其它資料在設備報廢一年后銷毀。秘密合同復印件技術轉讓合同、合作協議、保密協議、原輔料采購、委托合同、其他合同永久保存絕密技術轉移產品代碼永久保存絕密研發(fā)檔案批文產品代碼永久保存絕密研發(fā)部經理或指定部門內專人負責合同復印件公司重大事項合同、員工勞動合同、保密協議、其他合同永久保存機密員工培訓培訓計劃、總結；內部培訓記錄、外部培訓報告、離職人員培訓檔案、個人培訓檔案個人培訓檔案員工離職一年后銷毀，其它培訓資料保存

5、五年。秘密通用管理資質、證書、部門職責、職務說明書、手冊、注冊申報資料、其他注冊申報資料永久保存；其它資料生新廢舊，原件保存五年。注冊申報資料為絕密級；其它為秘密級機構人員行政公司重大事項檔案其他集團發(fā)文、會議紀要、政府發(fā)文、人員健康檔案、薪酬、考核等保存八年，人員檔案為員工離職后一年銷毀。機密企管部主任或指定專人負責會計賬簿總賬、明細賬、日記賬、輔助賬、涉外賬永久絕密會計憑證記賬憑證、原始憑證永久絕密年度報表、決算報表永久絕密財務報表