非供應鏈類采購合同管理體系建設初探

1、5weeping口vertheManagementI管理縱橫非供應鏈類采購合同管理體系建設初探王琳琳陜西寶光真空電器股份有限公司陜西寶雞721006摘要合同管理作為企業(yè)內部控制的一項重要內容，涉及具體業(yè)務事項的初期、執(zhí)行中及執(zhí)行后的管理。本文針對企業(yè)在金垛ERP深化實施過程中的涉及非供應鏈類的設備采購、工程維修、無形資產購置等合同執(zhí)行管控對策和方法進行了探討，供企業(yè)參考借鑒。關鍵詞:合同管理內部控制ERP合同(Contract)，又稱為

2、契約、協(xié)議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協(xié)商一致的產物，是兩個以上的意思表示相一致的協(xié)議。公司在開展日常業(yè)務活動的時候，主要載體就是合同。公司涉及的合同種類比較多，特別是對于實施了ERP并開展了資金預算管理的公司在對原材料采購及預算審批、協(xié)議付款等按照ERP的采購訂單外購入庫一預算平衡財務付款的流程采用系統(tǒng)提供的下推或上拉方式，有效的對供應鏈原材料采購及付款進行了控制。而大

3、量存在的那些不涉及供應鏈類的設備采購、基建維修、工程施工、安裝服務、無形資產購置等合同，有著合同類型多、項目繁雜、標的額大、履行周期長的特點。合同訂立后變更及履行跟蹤管理作為合同管理的業(yè)務執(zhí)行的關鍵階段，也作為公司內部控制的一項重要內容，在《企業(yè)內部控制應用指引第16號合同管理》里有明確規(guī)定。一般的公司常常對合同簽訂前的主體資格、格式條款、合同內容、合同審批授權等等進行嚴格檢查，而合同履行后的款項結算及履行狀態(tài)往往業(yè)務部門也是云里霧里、

4、稀里糊涂，合同管理辦法的執(zhí)行力度不夠，甚至失去監(jiān)控，往往這些都隱藏著很大的漏洞和風險。一、常見的公司合同管理漏洞(一)合同主體變更合同主體當事人簽約時和實際履行過程中使用不同名稱，特別是當合同開票主體和合同簽訂主體不是同一人時(即合同簽訂是公司法人，開票主體卻是個人)，不僅不能真實準確的反映經濟業(yè)務，無法保證公司利益不受侵害，更易產生因履行不當導致的合同經濟糾紛和業(yè)務流、財務流、稅控流不一致導致的涉稅風險，影響公司正常經營并大大折損了公

5、司信譽。(二)未對合同履行狀態(tài)進行有效的跟蹤和反饋，導致合同結算不嚴格，無法進行適當的合同履行情況的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標等工作進行了規(guī)范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經辦人員編制付款預算時往往將同一家供應商涉及多筆合同付款混報預算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無法對合同版本進行控制，在賬務上無法準確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監(jiān)控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發(fā)現和處理異常情況。二、非供應

6、鏈類采購合同管理體系建設針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉變管理思路，采用深度應用金蝶ERP系統(tǒng)的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應鏈類采購合同管理體系。254現代商業(yè)MODERNBUSINESS通過建立一套規(guī)范和有效控制非供應鏈類合同管理業(yè)務操作流程并對合同承辦部門的經辦人員進行有針對性的培訓，在國家內控法規(guī)和現有制度保證的情況下，有效監(jiān)控這一部分合同的執(zhí)行和結算，有效降低企業(yè)財稅風險、提高合同履行執(zhí)行效率，提高公司信譽。()確

7、立項目的階段性目標1、確立非供應鏈合同類合同分類及編碼規(guī)則。2、實現在金蝶ERP實現非供應鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結算流程順暢。3、指導業(yè)務人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業(yè)務同步模擬測試。4、制定《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》。(二)項目具體實施的總體思路1、根據公司現狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業(yè)務情況對涉及的合同進行分類和編碼規(guī)則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統(tǒng)進行管理的

8、一項重要內容。編號是可以按照部門代碼年份縮寫合同類別進行編號，也可依據以前公司或單位的習慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。2、走訪業(yè)務單位并開展公司合同管理現狀的調研，了解并分析現有流程風險點。可以采取對公司業(yè)務進行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業(yè)務，有針對性的進行問題調研。特別需要挖掘現有合同履約結算流程的風險點。3、根據調研結果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用

9、的財務軟件進行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩(wěn)定系統(tǒng)的核算思路，但對于需要重點把控系統(tǒng)又無法支持的情況下，建議對系統(tǒng)進行簡單的開發(fā)調試。例如，例如有的公司在年初會下達技改計劃和資金預算計劃，而系統(tǒng)提供的合同錄入單據中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據和付款單及系統(tǒng)發(fā)票的單據上進行將此內容添加成必錄項。4、根據確定的方案在ERP測試系統(tǒng)進行模擬測試，包含權限設置測試、業(yè)務流程測試、關鍵控制點測試、財務控制點對接等。這個環(huán)節(jié)特

10、別重要，需要在測試庫中進行完整業(yè)務錄人，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務應對，有的公司的財務軟件如果系統(tǒng)操作復雜，那么更要考慮與財務流程的對接，包括什么角色的業(yè)務人在什么情況下做怎樣的動作來完成。5、根據測試結果編寫《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》并組織業(yè)務和財務開展一對一業(yè)務操作培訓。6、確認項目正式系統(tǒng)試運行時EnterpriseResource廣角IwideRngle節(jié)慶活動對縣域經濟的影響調查一以廣西靈山荔枝節(jié)為例陳思岑盧俊辛11黎

11、芷彤廣西民族大學商學院530000摘要:本文依托于廣西壯族自治區(qū)欽州市靈山縣的“靈山荔枝節(jié)通過調查了解荔枝節(jié)的舉辦對當地居民的影響力，感染力以及荔枝節(jié)舉辦以后的知名度問題，重點為研究縣域地區(qū)舉辦類似節(jié)慶活動對該地區(qū)的發(fā)展產生的作用，以資料收集、問卷、走訪調查等形式，對靈山荔枝節(jié)等節(jié)慶活動進行深入探索。通過此次項目的調查研究，得出廣西靈山縣開展“靈山荔枝節(jié)“系列宣傳活動對靈山縣各行各業(yè)經濟發(fā)展的影響，總結影響要素及原因，進一步分析類似節(jié)慶

12、活動對丟級地區(qū)經濟發(fā)展起到的重妥作用，以小見大，探尋節(jié)慶活動在區(qū)域性經濟中的重妥作用。關鍵詞:節(jié)慶活動縣城經濟:荔枝廣西壯族自治區(qū)靈山縣自古以來就有著“中國荔枝之鄉(xiāng)“的美稱，在區(qū)政府和縣級政府的積極組織和宣傳下，自2006年以來落實開展了“靈山荔校節(jié)“系列宣傳活動，通過舉辦荔校節(jié)這一平臺，全面展示靈山的荔枝文化和荔校經濟的發(fā)展，對進一步促進“靈山荔枝“品牌形象，提高靈山荔校的知名度，推動靈山經濟的發(fā)展起到了積極作用。每年的“荔校節(jié)“系列

13、活動豐富多彩，妙趣橫生，令人難忘。主要的宣傳活動例如荔枝購銷一條街、荔校趣味競技比賽、龍舟賽、千年古荔拍賣、品牌汽車及名特優(yōu)新產品展銷展示、美食小吃一條街等，吸引了數萬名各地游客及眾多客商齊聚靈山，共享佳節(jié)。通過以廣西靈山荔校節(jié)為例，本文項目小組進行了為期2年的系統(tǒng)調查。項目研究的內容涉及群眾生活的各個方面。在旅游、廣告、交通、鄉(xiāng)縣建設、產業(yè)化、產品多元化、荔校周邊商品等方面開展調查，涉及面從基Planning推進范圍，采取先試點再推廣

14、的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查23個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應鏈類合同正式運行。(三)筆者對開展該項目的思考通過該項目的實施，從源頭開始讓業(yè)務人員在系統(tǒng)中對所簽訂的合同進行電子備案，授權該業(yè)務人員所在單位領導對合同進行審批，后期業(yè)務人員取得發(fā)票或需要進行付款時與系統(tǒng)中的合同先進行關聯(lián)，財務人員只負責調取電子合同資料對發(fā)票內容和付款時間及合同載明的付款條款進行核查，系統(tǒng)自動對超出合同標的金額的發(fā)票和

15、付款進行錯誤提示。原工作方式下靠的是細心的業(yè)務人員手工做備查簿登記每次在財務發(fā)票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務人員根本無法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業(yè)務人員的各種操作受到系統(tǒng)控制，財務人員脫離了基礎的業(yè)務操作達到了職責分離互相監(jiān)控的目的。現如今很多制造企業(yè)都在做信息化提升管理的工作，紛紛實施了各種適合自己企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)。ERP作為企業(yè)資源規(guī)劃(EnterpriseResourcePl

16、anning)的縮寫，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業(yè)的資源進行整體規(guī)劃，這是一個系統(tǒng)工層民眾到政府部門。本次調查主要采用的是隨機抽樣、實地問卷調查的方法。問卷的發(fā)放主要是通過在靈山縣內隨機選擇當地居民當場發(fā)卷填寫，并當場收回的形式進行的。本次調查共發(fā)出調查問卷1000份，有效回收905份，有效回收率達90.5%。一、節(jié)慶活動對縣域經濟影晌要素分析通過對靈山荔校節(jié)的資料整理和調查問卷分析，我們歸納出了幾項重點要素，這些要素在整個節(jié)慶活

17、動當中對經濟的促進起到了舉足輕重作用。1、晶牌效應區(qū)域品牌是區(qū)域經濟發(fā)展的必然和高級產物。區(qū)域品牌的發(fā)展與繁榮對整個區(qū)域經濟的發(fā)展產生乘數效應。區(qū)域品牌的形成與發(fā)展在加速相關產業(yè)發(fā)展的同時，將推動區(qū)域內經濟與產業(yè)的程。ERP已經上線的企業(yè)后期一定要持續(xù)的更深度的應用這個系統(tǒng)。深度應用系統(tǒng)并不是只拋開系統(tǒng)之外獨自開發(fā)新的管理或分析報表，而是利用現有系統(tǒng)提供的資源“拿來“使用，在深度應用的過程中，考慮兼顧效率和效能最優(yōu)的原則梳理原有業(yè)務進行