企業(yè)檔案管理中的社會問題

1、<p>　　企業(yè)檔案管理中的社會問題</p><p>　　企業(yè)檔案管理是一個動態(tài)的事物，它不是一成不變的。第三次科技革命的浪潮促使計算機技術高速運轉，日新月異的網絡應用技術加劇了企業(yè)檔案管理模式的改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案體制已經不適應企業(yè)新的形勢，出現(xiàn)了一系列的問題，通過轉變企業(yè)檔案管理的模式，促進推企業(yè)管理與檔案事業(yè)的發(fā)展。 </p><p>　　一、企業(yè)檔案管理中潛藏的問題 &l

2、t;/p><p>　　（一）檔案管理意識淡薄、管理方式落后。企業(yè)追求經濟利益的最大化，領導一般會將主要的精力與資金投放在企業(yè)的生產、銷售等環(huán)節(jié)上，他們對于檔案管理的意識十分淡薄，認為將太多的精力投注在檔案管理上是一種本末倒置的做法。正是在企業(yè)這種普遍的思想影響下，企業(yè)對于檔案管理的硬件投入明顯不夠，長久下去，日益增長的檔案管理利用需求同落后的檔案管理模式之間就形成了不可調和的矛盾。同時，由于檔案管理的從業(yè)人員對檔案綜

3、合管理的參與程度普遍不高，沒有充分體會到檔案管理的重要性，從而造成工作的斷裂一些企業(yè)的檔案只是作為一種陳列品，不能發(fā)揮其應有的功能，從而造成企業(yè)檔案管理制度的不健全，究其原因主要是這些企業(yè)的檔案管理采取的是古老的經驗管理和手工管理的模式，根本無法滿足企業(yè)生產與發(fā)展的要求。還有一些企業(yè)對檔案信息進行統(tǒng)一的管理，使用相關的檔案管理軟件對檔案信息進行統(tǒng)一管理，但使用的管理軟件主要是文書檔案管理形式而其他檔案如工程檔案信息也是采用文書檔案管理形

4、式進行管理，檔案信息管理的效率被大大降低。因為檔案具有專業(yè)性的特點，企業(yè)檔案不能得到妥善的管理，最終以庫房容積等理由予以不建檔處理。 </p><p>　?。ǘn案管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理采取的是集中統(tǒng)一管理，企業(yè)一般會根據員工的崗位、學歷等要素進行分類管理，這種管理方式很容易加重企業(yè)管理人員的負擔，造成檔案管理局面的混亂，從而影響企業(yè)的長久發(fā)展。除了管理環(huán)節(jié)的不規(guī)范，檔案管理工作的其他環(huán)節(jié)也存在著不同程度的不

5、規(guī)范現(xiàn)象：第一，在檔案的收集環(huán)節(jié)，檔案收集制度如同擺設，檔案收集考核模糊化，致使檔案的持有者上交檔案的時間一再拖延;第二，因為企業(yè)在發(fā)展過程中，從事檔案工作的人員流動比較頻繁，人員的素質、能力也是良莠不齊，在進行檔案歸類整理時常常出現(xiàn)一些錯誤：比如，在立卷過程當中沒有按照卷內目錄的順序進行排序，致使卷內目錄和里面的文件內容不符，卷內資料不全的現(xiàn)象也經常出現(xiàn);同一表格多次出現(xiàn)，造成重復。由于順序不清，也無法進行排序;檔案資料在書寫的過程中

6、，使用的筆和顏色沒有按照要求，致使一段時間后一些文字材料字跡開始模糊不清，直至最后難以識別;第三，在檔案的利用環(huán)節(jié)，檔案管理人員對檔案的借閱管理比較松弛，一些借出去的檔案常常不能在規(guī)定時間內歸還，再加上檔案的內容有很多都不完整，造成檔案的價值不能被充分的開發(fā)利用。 </p><p>　?。ㄈ┤狈Ψ梢罁Ｗ罱鼛啄陙?，國家出臺了建立健全檔案信息管理平臺、優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)、及時有效的對檔案信息進行管理等關于企業(yè)

7、檔案管理的法律法規(guī)，但依舊無法全面解決企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)的實際問題。拿建筑企業(yè)的檔案管理舉例，許多建筑施工企業(yè)等到具體的施工項目竣工以后，會遵循相關的原則和規(guī)定向上級呈交項目的竣工檔案，但是建筑施工企業(yè)面對的是不是一個建筑承建項目，而是兩個或者更多，面對的建設單位也是如此，并不是單一的，造成文件、檔案的分類同案卷的組卷方法不能有效的統(tǒng)一。這就足以說明，竣工資料管理、文書檔案管理中所涉及到的問題，也沒有相關的法律法規(guī)做出比較明確的規(guī)定

8、。同時，各個建筑單位和施工單位的實際情況是有所差別的，對此相關的法律政策文件很難對其管理要求達到一致。如施工企業(yè)依據文書建設檔案管理系統(tǒng)的過程中很難處理系統(tǒng)接口的問題。正是因為沒有相關的法律明文規(guī)定，諸如此類的實際問題也長期沒有得到有效合理的解決。 </p><p>　　二、企業(yè)檔案管理的應對措施 </p><p>　?。ㄒ唬┘訌姍n案管理認知，提高工作效率。做好企業(yè)檔案管理工作，關鍵是領導

9、是否重視。領導從觀念上予以重視，后期的開展工作就會順暢很多。對于檔案管理的工作人員來講，也要以實際的行動去獲得領導對這項工作的重視。比如將涉及到的先關材料遞交領導審閱，能夠讓領導快速了解這項工作的現(xiàn)狀和問題，在工作過程中要定期向領導匯報開展的情況，使領導逐漸認識到檔案工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，自然而然會越來越重視檔案的管理工作。 </p><p>　　企業(yè)的知識資產和信息資產關系到企業(yè)生產、經營能否順利進行。由于

10、企業(yè)內部的人員流動比較頻繁，企業(yè)檔案管理的工作量也因此加重，企業(yè)檔案管理的社會化能夠很好的解決此類問題。實現(xiàn)網絡化和數據化的管理，是時代發(fā)展的需求，也是提高工作效率的有效途徑。科學現(xiàn)代化的管理方法能夠簡化繁瑣的工作，保證企業(yè)檔案的完整性和安全性，成為企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)形式。 </p><p>　　（二）改變落后的工作模式，提高檔案工作質量。隨著企業(yè)的改革，傳統(tǒng)的檔案管理方法的潛在問題不斷的凸顯出來。改變落后

11、的工作模式，提高檔案的工作質量可以從以下幾個方面著手：第一，實現(xiàn)檔案管理各個步驟制度的規(guī)范化。及時完整的收集材料，并不斷的進行信息的更新，最終建立收集歸檔聯(lián)系制度都是檔案管理進行檔案材料收集環(huán)節(jié)要實現(xiàn)的目標要求。在檔案材料的鑒別環(huán)節(jié)上，要堅持“去偽存真”、“去粗取精”。檔案進行借閱時，要按照嚴格的管理制度，對于不屬于歸檔的材料要及時按照有關規(guī)定進行轉移和銷毀;第二，改變傳統(tǒng)人工操作模式，實現(xiàn)計算機的信息化管理。為了提高企業(yè)檔案管理水平，

12、可以采用數字或是字母編號的編排方法，逐步建立起一套完整的檢索系統(tǒng)和工作系統(tǒng);第三，檔案管理人員要加強專業(yè)的基礎理論和業(yè)務技能培訓，充分利用檔案信息化平臺，確保檔案管理系統(tǒng)能夠平穩(wěn)、正常的進行，使檔案管理的信息化建設能夠平穩(wěn)實施。第四，企業(yè)檔案管理需要相關的法律法規(guī)支持。首先，檔案管理部門和檔案形成部門之間需要法律協(xié)調之間的復雜關系，其次檔案管理工作的每一個步驟都需要法律的保護。檔案管理工作要健康有序的發(fā)展，法律是堅實的后盾。企業(yè)要定期組

13、織檔案管</p><p>　　企業(yè)的檔案管理工作具有雙重性質，既屬于業(yè)務性工作，也屬于服務性工作，這就需要檔案管理的從業(yè)人員既要有扎實的業(yè)務操作技能和水平，也要有一定的管理能力與服務意識。在新的經濟形勢下，企業(yè)管理人員要敢于打破傳統(tǒng)模式，不斷提出新方法、新思路，爭取在業(yè)務工作上能夠有所創(chuàng)新和突破。細化下來就是在務實的要求下，逐漸熟悉了解企業(yè)各類檔案的管理辦法，在此基礎上有所創(chuàng)新，掌握先進的工作方法，爭取成為一專多

14、能的復合型檔案管理人才。作為檔案管理工作的管理人員，在新形勢下面對新問題、新情況的時候，如果知識結構老化是很難找出解決的方法和途徑的，在工作的改革和創(chuàng)新方面就更是無從談起了。因此，檔案管理的從業(yè)人員要不斷進行知識充點，對工作涉及的相關領域都要有所涉獵，了解其現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，逐步實現(xiàn)專業(yè)單一型向多樣復合型轉變。同時，按照相關的制度規(guī)定，制定具體的要求，積極營造銳意進取的創(chuàng)新氛圍。當然發(fā)揮創(chuàng)新作用的一個重要前提就是要培養(yǎng)檔案管理人員的政治敏

15、感性和政治甄別力，使從業(yè)人員擁有較高的思想政治覺悟。 </p><p>　　三、建構新時期企業(yè)檔案管理模式 </p><p>　?。ㄒ唬┢髽I(yè)檔案管理的趨勢：市場化。當市場化成為全球體制改革的共同方向時，我國的市場化改革也在悄然進行。 </p><p>　　企業(yè)檔案管理體制的市場化改革是時代發(fā)展的要求，它將政府承擔的檔案管理事業(yè)同市場化機制有機的結合起來。企業(yè)自身信息

16、資源和管理中不可缺少的基礎是檔案信息，企業(yè)應該按照市場化競爭的要求對內部的檔案管理體制逐步進行改善。 </p><p>　　對于企業(yè)檔案的管理自身而言，企業(yè)當中就有市場，因為企業(yè)生產經營的一系列活動都可以看成是檔案工作的市場。同樣，企業(yè)的需求也是市場，為了滿足日益增長的信息需求，檔案信息開發(fā)工程也在不斷提高與更新。因而，檔案工作者的一切行為都要緊緊圍繞著企業(yè)的經濟建設。只有這樣，檔案的管理工作才會有方向和市場。

17、</p><p>　?。ǘ┥鐣瞧髽I(yè)檔案當管理工作的發(fā)展方向。一般來說，企業(yè)檔案管理工作的社會化主要包含一下兩個方面：第一，從企業(yè)的長遠發(fā)展來看，企業(yè)檔案最終趨勢是自主管理，由于企業(yè)檔案管理工作會受到社會組織不同程度的影響和監(jiān)督，但僅僅依靠政府行政管理顯然有些勢單力薄，尤其是我國政府提倡服務型的執(zhí)政理念造成的行政管理能力減弱的局面，，這時就需要強大力量的參與，這顯然社會化協(xié)會的共同管理就是這股強大的支持力量。

18、從國外企業(yè)檔案管理環(huán)境來看，社會化的檔案協(xié)會發(fā)揮了舉足輕重的作用;第二，企業(yè)檔案管理工作需要充分利用社會資源。追求效率是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的一個特點，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式和這個快速發(fā)展的時代已經格格不入，但很多企業(yè)沒有足夠的能力與精力去管理企業(yè)檔案，但這些作為企業(yè)重要資源的檔案又不能進行隨意的丟棄，這就促使新的社會機構的出現(xiàn)――社會提供專業(yè)化的檔案中介機構，企業(yè)將檔案以外包的形式提供給它們，從而檔案中介機構對企業(yè)檔案管理工作服務。 &l

19、t;/p><p>　?。ㄈ┓ㄖ苹?guī)范是檔案管理發(fā)展的目標。企業(yè)自主性和企業(yè)法制化規(guī)范是一個統(tǒng)一的命題，它們之間并不存在劍拔弩張的對立性矛盾。企業(yè)自主并不等于完全的自由，它是在法律法規(guī)限制下的自主。 </p><p>　　我國企業(yè)檔案管理的法制化建設可以通過以下兩個途徑進行：第一，檔案行政執(zhí)法檢查和業(yè)務指導要分兩步走，兩者雖有區(qū)別，但具有一致性的目標和要求，它們都是為了保障企業(yè)檔案信息的完整性

20、和安全性，方便開展和利用企業(yè)的各項工作。正確認識和處理兩者之間的關系，能夠很好的促進依法行政工作的實施從而為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍;第二，在依法進行管理的同時要逐步增強服務意識。檔案管理行政部門需要切實轉變觀念，將依法管理同服務理念有機的結合起來，才能更好的適應社會主義市場經濟的規(guī)律，從而做好企業(yè)檔案的法制工作。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p>