數字化校園環(huán)境下學籍檔案管理方法與技術研究

1、<p>　　數字化校園環(huán)境下學籍檔案管理方法與技術研究</p><p>　　【摘要】隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，人們逐漸認識到學籍檔案管理的重要性，各個學校逐漸將其作為校園管理的重要環(huán)節(jié)，數字化校園環(huán)境就為學籍檔案管理提供了新思路。本文分析了當前學籍檔案管理中存在的問題，并提出了數字化校園環(huán)境下學籍檔案的管理方法與技術。 </p><p>　　【關鍵詞】數字化校園環(huán)境 學籍檔案 管理

2、方法 技術 </p><p>　　隨著信息技術的發(fā)展，當前校園環(huán)境已經逐漸向著數字化的方向轉變，在這種形式下，校園管理理念不斷發(fā)生變化，學籍管理方法與技術不斷創(chuàng)新。管理者利用數字化技術對學生學籍檔案進行統(tǒng)一管理，逐步建設起數字化管理系統(tǒng)，有效提升了學籍檔案管理水平。 </p><p>　　一、當前學籍檔案管理中存在的問題分析 </p><p>　　首先，當前還有相當

3、一部分學校對于學籍檔案的數字化管理不夠重視，檔案數字化管理還沒有完全普及，盡管應教育部門要求在信息庫中錄入了學籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會的查詢需要，對與能夠反應學生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動、獲得過的獎項以及專利等還是要通過紙質資料來查找。 </p><p>　　其次，對于學生的學籍檔案存在多頭管理現(xiàn)象，導致信息孤島的形成。由于學籍檔案中的材料由多個學生管理部門提供，例如，教務處負責

4、提供學生個人基本信息、入學以及畢業(yè)信息等，而學生處則提供學生的獎懲記錄以及就業(yè)信息等，各個部門在管理的過程中存在不統(tǒng)一的問題，不能建立緊密聯(lián)系，形成信息孤島，導致學籍材料不能及時歸檔。 </p><p>　　最后，電子文件歸檔方式與先進的數字化管理模式不適應。很多學校在對電子信息進行歸檔時，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲信息的格式也

5、不統(tǒng)一，無法與先進的軟件平臺相適應，這無疑會增大管理難度。 </p><p>　　二、數字化校園環(huán)境下學籍檔案管理方法與技術 </p><p>　　（一）明確學籍歸檔范圍、加強數字化管理 </p><p>　　首先，各個學校要對學籍歸檔范圍進行明確，突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，將數字化材料列在歸檔范圍內，管理者要認識到檔案數字化管理的重要性。數字化材料中不僅要包括學生的

6、個人信息（如求學經歷、專業(yè)信息以及研究方向等），還要將能夠體現(xiàn)出學生特長的信息包括在內，例如興趣愛好、參與過的重要活動、獲取過的獎勵以及專利等，使用材料的部門可以根據這些信息判斷出學生的能力，既是對學生負責，也方便了使用者。 </p><p>　?。ǘW籍信息的采集管理 </p><p>　　學校應該加強對數字化學籍檔案管理系統(tǒng)的建設，做好學籍信息采集的規(guī)劃。首先，學校各個部門應該明確自

7、身所管理信息的內容，管理部門根據規(guī)章制度制定管理規(guī)劃，對這些信息進行統(tǒng)一管理；其次，各個部門所管理的內容雖然不一樣，但是管理人員一定要認識到這些信息并不是孤立的，部門之間應該加強聯(lián)系，使用統(tǒng)一的形式來存儲這些信息，檔案館在對這些信息進行匯總以后，將這些信息嵌入到數字化管理系統(tǒng)中，保證這些信息的真實性和完整性；最后，對于學籍檔案信息的更新要及時，保證系統(tǒng)中所存儲的資料是最新的。 </p><p>　?。ㄈw檔技術

8、分析 </p><p>　　對于學籍檔案信息的歸檔有一個要求就是要做到“實時”，這就需要數字化技術提供基本支持。要想做到實時歸檔，就要創(chuàng)建一個檔案化的標準接口，這個接口有兩個功能，第一要能夠對信息進行發(fā)送、完成數據遷移過程；第二是對數據在完成歸檔以后，要能夠自動對其進行檔案化處理，保證這些信息的“標準性”。具體做法如下：首先，向各個管理部門采集學生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學生的一

9、卡通信息（姓名、性別、學號以及以及學院等）、畢業(yè)論文信息等，將這些信息放在數據管理中心共享，因為這些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會需要。還有一類就是非共享數據，包括學生學籍的變化情況、求學期間的成績以及答辯材料等，相關部門要將這些數據及時歸到數據庫中。接口程序會對這些信息進行檔案化處理，將這些自動分類、編號，同時蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時完成了預立卷工作。 </p><p>　?。ㄋ模┘堎|檔案與數字檔

10、案的統(tǒng)一管理 </p><p>　　目前很多學校在檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是學籍檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設數字化學籍檔案管理系統(tǒng)的同時，也加強對紙質檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。首先，學校要將學生作為基本管理單位，建立起一個個獨立的學籍檔案案卷，其內容與電子學籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自

11、動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現(xiàn)紙質檔案更新滯后的現(xiàn)象；最后，紙質檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。 </p><p><b>　　三、總結 </b></p><p>　　在數字化校園環(huán)境下，學籍檔案信息的數字化管理已經

12、成為一種必然選擇，各個學校應該積極建立數字化學籍檔案管理系統(tǒng)，豐富學生檔案內容，并對所有信息進行統(tǒng)一管理，并做到實時更新，除此之外還要加強對紙質檔案的管理，二者之間做到同步統(tǒng)一，不斷提升學籍檔案管理水平。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1]成小芬，陳國鈞.高校學生檔案的數字化建設[J].南通紡織職業(yè)技術學院學報，2013.