第十一章甲方項目管理特點與分析

1、第十一章 甲方項目管理特點與分析,1. IT項目中的甲方和乙方,IT項目是甲乙雙方共同合作的一個工程，從不同的角度理解，往往對項目的認(rèn)知程度不同。IT項目的用戶在IT項目中作為甲方采購硬件軟件產(chǎn)品和相應(yīng)服務(wù)。對于軟件開發(fā)項目，軟件應(yīng)用項目和軟件服務(wù)項目通常是一個軟件項目在甲方和乙方兩個方面反映，站在甲方立場看，是一個軟件應(yīng)用項目；而站在乙方立場，則是一個服務(wù)項目。從甲方和乙方兩方面看，項目的范圍和目標(biāo)是不同的，盡管項目都由啟動、

2、計劃、執(zhí)行、控制和收尾幾個過程組成，卻不會是一一對應(yīng)關(guān)系。甲方在IT應(yīng)用項目中的采購管理過程，將甲方IT應(yīng)用項目與乙方IT（服務(wù)）項目聯(lián)系在一起，其中的合同管理對應(yīng)甲方項目的執(zhí)行和控制過程，對應(yīng)乙方的計劃、執(zhí)行、控制和收尾過程。明白了這個道理，作為甲方，不應(yīng)該只把壓力給乙方，而應(yīng)該和乙方配合，達(dá)到雙贏的目的，尤其在大型復(fù)雜的軟件項目管理中更應(yīng)該如此。,甲方項目階段劃分,從甲方的角度分析，一個項目的過程可以分為六個階段，即項目立項階段、初

3、始階段、精化階段、實現(xiàn)階段、實施階段和維護(hù)階段。對于以上存在的問題，下面分析作為甲方在復(fù)雜IT項目的各個階段應(yīng)該把握的事項。而項目的立項階段和初始階段的工作開展的如何，將直接影響到后期的工作，所以就這兩個階段的工作做大量的描述，后幾個階段的工作乙方的工作量相對較大，描述則較少。,甲方在項目過程中的作用,2.立項階段,(1) 項目意向提出(2) 了解承包商(3) 項目招標(biāo),2.1 項目意向提出,該部分內(nèi)容屬于項目意向的提出過程。業(yè)務(wù)部

4、門發(fā)現(xiàn)需要由信息化手段來實現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求，并提出建設(shè)信息化系統(tǒng)的期望。由于信息化項目的意向伴隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程，因此，對于意向的統(tǒng)籌管理與規(guī)劃對企業(yè)的信息化部門來說這始終是一個難題。對于有集中業(yè)務(wù)規(guī)劃期間的企業(yè)，意向的產(chǎn)生經(jīng)常集中在業(yè)務(wù)規(guī)劃期間。對于不在集中規(guī)劃時期提出的項目意向，往往會影響到原有的整體規(guī)劃與計劃，各方面的論證更應(yīng)謹(jǐn)慎，比如，項目的必要性、投入的合理性、資源到位的可能性，對已建和在建系統(tǒng)的影響等等。意向提出作為項目

5、啟動的一個階段來管理，其意義就在于：對意向進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，保證系統(tǒng)建設(shè)的整體合理性。,2.2 了解承包商,作為承包商應(yīng)該多多關(guān)注甲方客戶的愿景分析，能夠讓甲方感覺到你能夠幫他完成他的愿景，這樣才可能贏得甲方的信任，進(jìn)而贏得項目。但是作為甲方同樣應(yīng)該清楚自己的愿景，并考察潛在的承包商。甲方要了解潛在承包商的實力，切實考察潛在承包商是否開發(fā)過類似的項目。是否有一套項目管理的規(guī)范應(yīng)該是考察承包商的一個很重要的方面。,2.3 項目招標(biāo),在承

6、包商的選擇階段，對潛在承包商進(jìn)行初步的篩選以后，根據(jù)需求與方案要求，制定招標(biāo)文檔，接收潛在承包商的項目解決方案，并根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行評估，選出3個以上的潛在承包商進(jìn)入商務(wù)談判。并在立項報告審批通過以后，與承包商簽署合同。對承包商評估通過以后，就可以同承包商簽訂合同，開始進(jìn)入項目的實質(zhì)化階段。,承包商的評估應(yīng)該包括以下幾個方面,承包商基本面評估：如評估潛在承包商的規(guī)模、業(yè)績、合同語言和仲裁地、合作策略等方面。性能評

7、估運行環(huán)境評估項目實施評估培訓(xùn)與售后服務(wù)評估效益風(fēng)險評估,3.初始階段,(1) 確定項目干系人(2) 成立項目組(3) 確定項目計劃(4) 確定溝通流程(5) 召開啟動會議,3.1 確定項目干系人,項目干系人主要指項目當(dāng)事人和其利益受該項目影響（受益或受損）的個人和組織；也可以把他們稱作項目的利害關(guān)系者。大型復(fù)雜的項目往往有多方面的人參與，就甲方來講一般有公司的領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門的人員、計算機(jī)部門的人員等，有監(jiān)理單位的還有

8、監(jiān)理工程師、咨詢顧問等。他們一般通過不同的形式，共同參與項目。實際上項目的各方當(dāng)事人需要有自己的項目管理人員，表示了項目當(dāng)事人之間的聯(lián)系。,3.1 確定項目干系人,項目不同的干系人對項目有不同的期望和需求，他們關(guān)注的目標(biāo)和重點常常相去甚遠(yuǎn)。項目干系人中，領(lǐng)導(dǎo)層是一個非常重要的層面，所以要積極爭取“一把手”的支持。很多大型軟件項目的實施，是一個耗時長、高投入、高強(qiáng)度、高振蕩、高風(fēng)險的工作，如果沒有一把手在資金支持、人員配備、流程調(diào)整等

9、方面的強(qiáng)有力的持續(xù)支持，很難獲得成功。,3.2 成立項目組,成立項目組不僅僅是乙方的工作，甲方也應(yīng)該成立相對應(yīng)的項目組，配備相應(yīng)職位的人員，明確各自的責(zé)任，這對項目的開展是一個非常重要的工作內(nèi)容。甲方項目管理人員必須對本項目所涉及的業(yè)務(wù)比較熟悉，項目的成功和甲方的項目經(jīng)理的個人素質(zhì)（技術(shù)素質(zhì)）以及在企業(yè)的個人魅力有很大關(guān)系，因此甲方的項目經(jīng)理一般由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)或者是計算機(jī)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)。甲方項目組的成員還應(yīng)該有業(yè)務(wù)需求人員、系統(tǒng)

10、實施人員等。,3.3 確定項目計劃,甲方應(yīng)對自己所需開發(fā)項目應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)有比較明確的認(rèn)知，或者是對項目實施后的愿景有比較明確的描繪。針對這個項目的目標(biāo)和甲乙雙方確認(rèn)的結(jié)果，制定一個完整的項目計劃，是項目啟動階段的一個重要內(nèi)容。項目計劃是要提供一份合理的進(jìn)程表，讓所有開發(fā)人員任務(wù)明確、步調(diào)一致，最終共同準(zhǔn)時地完成項目。項目計劃是要付諸實施的，不像喊口號，可以很夸張。一份完整的項目計劃應(yīng)該包括工作劃分、責(zé)任人、里程碑等。明確各項工作

11、及各個階段、各個人員的職責(zé)，才能保證項目進(jìn)展的順利。,項目計劃中的各種項目管理制度,項目考核管理制度；項目費用管理制度；項目例會管理制度；項目通報制度；項目計劃管理制度：明確各級項目計劃的制定、檢查流程，如整體計劃、階段計劃、周計劃；項目文件管理流程：明確各種文件名稱的管理和文件的標(biāo)準(zhǔn)模版，如匯報模板、例會模板、日志、問題列表等。,3.4 確定溝通流程,項目組成立之后，要明確相應(yīng)人員的職責(zé)，明確甲方人員同乙方人員的溝通流程。

12、這主要是指項目業(yè)務(wù)內(nèi)容的溝通過程，即項目的需求調(diào)研對象和培訓(xùn)對象的溝通。企業(yè)的一項業(yè)務(wù)工作，往往是由多個人去做的，業(yè)務(wù)部門包括多個工作人員，甚至是由多個分公司或子公司去開展這項業(yè)務(wù)。解決的辦法是針對一項業(yè)務(wù)，甲方明確一個負(fù)責(zé)人，這個負(fù)責(zé)人一般由業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)精通人員或計算機(jī)相關(guān)人員擔(dān)任。,3.5 召開啟動會議,啟動會議是項目開工的正式宣告，參加人應(yīng)該包括項目組織機(jī)構(gòu)中的關(guān)鍵角色，如管理層領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理、供應(yīng)商代表、客戶代表、項目監(jiān)

13、理、技術(shù)人員代表等。,3.5 召開啟動會議,項目啟動會的任務(wù)包括：闡述項目背景、價值、目標(biāo)；項目交付物介紹；項目組織機(jī)構(gòu)及主要成員職責(zé)介紹；項目初步計劃與風(fēng)險分析；項目管理制度；項目將要使用的工作方式。,4.精化階段,(1) 需求調(diào)研(2) 需求調(diào)研確認(rèn)(3) 需求規(guī)格確認(rèn)(4) 采購計劃確認(rèn),4.1 需求調(diào)研,這一階段需要有甲方信息化人員與業(yè)務(wù)人員組成的小組，對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研與分析。采用的方法主要包括各業(yè)

14、務(wù)層次人員訪談、會議、調(diào)研問卷等。這個階段可能還要針對需求調(diào)研，進(jìn)行需求調(diào)研人員的培訓(xùn)，明確業(yè)務(wù)的調(diào)研的參與人員、調(diào)研的方式等。甲方應(yīng)該對項目承包商涉及人員做比較具體而詳細(xì)的項目準(zhǔn)備。在這一階段，往往出現(xiàn)信息化人員可能認(rèn)為業(yè)務(wù)的需求不清晰，而業(yè)務(wù)人員認(rèn)為自己的需求已經(jīng)十分清晰。解決這個矛盾的關(guān)鍵在于，要有詳細(xì)的管理控制方法，引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行需求的細(xì)化。,4.2 需求調(diào)研確認(rèn),制定評審計劃：制定評審的工作計劃，確定評審小組成員，準(zhǔn)備

15、評審資料；需求預(yù)審查：評審小組成員對需求文檔進(jìn)行預(yù)審；召開評審會議：召開評審會議。對需求調(diào)研報告進(jìn)行評審；調(diào)整需求文檔：根據(jù)評審發(fā)現(xiàn)的問題，對需求進(jìn)行重新分析和調(diào)整；重審需求文檔：針對評審會議提出的問題，對調(diào)整后的需求文檔進(jìn)行重新審查。,4.3 需求規(guī)格確認(rèn),對需求規(guī)格說明書也要有一個評審確認(rèn)的過程，確認(rèn)的過程同調(diào)研報告的確認(rèn)過程大致相同。,4.4 采購計劃確認(rèn),經(jīng)過需求的分析確認(rèn)，系統(tǒng)的架構(gòu)應(yīng)該在這個階段確定下來。這個需求

16、不單單指功能性的需求，也包括業(yè)務(wù)內(nèi)容的確認(rèn)。還有一個非功能性的確認(rèn)，即系統(tǒng)使用的硬件配置、軟件環(huán)境等方面的內(nèi)容。硬件配置和一些軟件的數(shù)據(jù)庫及中間件需要進(jìn)行采購，這里也要制定采購計劃。,5.實現(xiàn)階段,(1) 跟蹤項目風(fēng)險(2) 業(yè)務(wù)操作規(guī)范制定(3) 相關(guān)設(shè)備采購(4) 系統(tǒng)測試,5.1 跟蹤項目風(fēng)險,主要的工作在乙方，甲方需要對項目的實現(xiàn)進(jìn)行風(fēng)險的跟蹤。加強(qiáng)對項目關(guān)鍵點的審核和項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。在項目的初始階段，應(yīng)該已經(jīng)建

17、立了項目的風(fēng)險管理機(jī)制，在這個階段主要是對項目的風(fēng)險進(jìn)行跟蹤。,5.2 業(yè)務(wù)操作規(guī)范制定,系統(tǒng)開發(fā)完成之后，乙方的開發(fā)人員編制操作說明書。甲方應(yīng)該著手制定系統(tǒng)的使用規(guī)范。系統(tǒng)的開發(fā)是在理順業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，可能對業(yè)務(wù)有一定的調(diào)整，或者是新增加的業(yè)務(wù)內(nèi)容，甲方需要在操作說明書的基礎(chǔ)上編制業(yè)務(wù)操作規(guī)范。,5.3 相關(guān)設(shè)備采購,前述的設(shè)備采購已經(jīng)確定，這個階段需要著手進(jìn)行設(shè)備采購。包括聯(lián)系設(shè)備、系統(tǒng)供應(yīng)商，制定價格，簽訂合同，預(yù)定到貨日

18、期和交貨方式。,5.4 系統(tǒng)測試,乙方系統(tǒng)開發(fā)完成之后，經(jīng)過了內(nèi)部的測試，應(yīng)該進(jìn)入甲方測試階段。這個工作應(yīng)該搭建正式的服務(wù)器環(huán)境，運行真實的數(shù)據(jù)，進(jìn)行測試。測試的人員應(yīng)該是前述的業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)人，可以包含其他的業(yè)務(wù)人員。,6.實施階段,(1) 召開培訓(xùn)會議(2) 系統(tǒng)安裝(3) 系統(tǒng)試用(4) 系統(tǒng)驗收,6.1 召開培訓(xùn)會議,操作說明書和操作規(guī)范編制完成之后，應(yīng)該召開培訓(xùn)會議對系統(tǒng)的使用進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的環(huán)境應(yīng)該是前述的系統(tǒng)測試環(huán)

19、境。培訓(xùn)的形式應(yīng)該是比較正式會議的形式，可以使用投影儀等工具，由乙方的開發(fā)人員進(jìn)行主要的講解，或者是甲方的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行講解。培訓(xùn)時應(yīng)該有操作說明和業(yè)務(wù)操作規(guī)范的書面文本，培訓(xùn)后操作人員對照這兩個文本進(jìn)行系統(tǒng)使用的練習(xí)，否則培訓(xùn)的效果可能不盡如人意。,6.2 系統(tǒng)安裝,系統(tǒng)的設(shè)備、軟件系統(tǒng)已經(jīng)采購到位，此時應(yīng)該著手進(jìn)行系統(tǒng)的安裝。服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建是一項重要的工作。軟件系統(tǒng)的安裝則包括采購的數(shù)據(jù)庫及中間件的安裝及開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)

20、的安裝，及各種軟件之間的互相連接。應(yīng)用系統(tǒng)的安裝還包含原有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入或錄入。,6.3 系統(tǒng)試用,系統(tǒng)的培訓(xùn)和安裝完成之后，則開始正式試用新開發(fā)的系統(tǒng)。試運行階段包括兩種方式：對于原來已有計算機(jī)系統(tǒng)的情況，可以采用兩個系統(tǒng)并行試用，一個業(yè)務(wù)作兩遍，以此來檢驗新的系統(tǒng)的計算方法是否正確。對于原來沒有系統(tǒng)或原來有系統(tǒng)但是計算方法變更的情況，則只能進(jìn)行單獨的試運行，通過人為的測試來檢查試運行的效果。,6.4 系統(tǒng)驗收,系統(tǒng)試運行結(jié)束，系統(tǒng)開

21、始正式的運行。此時，乙方會出具驗收報告，甲方配合乙方對系統(tǒng)的開發(fā)情況進(jìn)行驗收和總結(jié)。,7.維護(hù)階段,(1) 確定修改內(nèi)容(2) 修改測試(3) 修改應(yīng)用,7.1 確定修改內(nèi)容,系統(tǒng)正式運行之后，系統(tǒng)在運行的過程中，可能會檢驗出原來制定的需求有不足的地方，或會有業(yè)務(wù)的更改，此時需要對系統(tǒng)進(jìn)行部分的調(diào)整。擔(dān)任修改確定工作的還應(yīng)該是前述的需求責(zé)任人。修改提交上來之后，業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)人需要同乙方及甲方的相關(guān)人員討論修改的必要性和可能性。