商務英語信函寫作的原則分析

1、隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷發(fā)展，世界范圍內的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力?！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥柨夏岬戏椒ǎ和其N信

2、創(chuàng)造的奇跡》）所以在寫作時我們應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：Completeness（完整）Concreteness（具體）Crectness（正確）Conciseness（簡潔）Clearness（明晰）Courtesy（禮貌）Conscientiousness（誠意）這七個原則是商務信函寫作的最基本的指導原則，對于寫好一封商務信函起著很重要的作用。我們知道，在商務活動中，時間和效率對于每一個商務人士來說都是非常重要的。在和自

3、己的貿易伙伴合作和交流的每一個環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對方造成時間浪費，以便對方能夠在同我們的商務交往中提高效率。寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流，簡潔的表達與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題；語言精練，言簡意賅。信函中的冗

4、言必須省去，盡可能地將交易的詳細事項整理后，簡潔地向對方陳述，要盡可能地避免毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。在商務寫作過程中，筆者認為簡潔是最重要的一個環(huán)節(jié)，同時也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結構、段落、句子和詞匯這四個方面作一些研究和探討。一、壓縮篇幅，刪繁就簡。（一）3W式結構。一封商務信函的全文結構可以用3W來表示，即：Whydo

5、youwritetheletter(第一部分)；What’sthedetailedreason(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo(第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter）：在信函

6、的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖在讀信的時候可以有充分的心理準備或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。在這方面，我們最應該

7、注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason）：即商務信函的征文，敘述事實或者理由

8、來支consideredthemattercarefully”放寬付款期限在一項商業(yè)貿易中是一件很重要的大事，任何人都會慎重考慮的，對方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來不僅顯得多此一舉，而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch2

9、0.你會發(fā)現(xiàn)原稿（英文）一共用了46個字，而修改后的只用了17個字。如你所見，刪除多余的字詞并無損語意的清晰程度，這次的文字手術反而更加突出了所要傳遞的信息。二、給“臃腫”的段落“瘦身”。在商務英文信函寫作中，我們要小心避免寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來，就像一座座的大山屹立于眼前，閱讀的最大障礙。會讓人由于細心理上的原因感覺你在羅嗦寫廢話。因此，寫作者應該想

10、盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個段落只表達一個意思（Aparagraphfeachpointisagoodgeneralrule.）”（摘自周邦友《英語應用文大典》第７６頁）如：例（７）：ItisreptedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbus

11、inessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayffinancialreasonoffeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemparyonewithestablishmentofnewimptpolicythisemergencyarrangementwouldbeliftedwearemuchconcerneda

12、bouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimpttoIranshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimptfromFrance.以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。讀后雖然能基本了解其內容，

13、但讀起來很不舒服。而且看起來臃腫，信的內容大體有三點：１伊朗中央銀行因外匯原因，通知個商業(yè)銀行從五月三日起停止開立信用證；２這臨時措施，新的進口政策一訂，這個措施可能取消；３希望對方隨時告知有關情況。按照這三點，適當?shù)貏澐侄温?，把信重新改寫如下：ItisreptedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLetters

14、ofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingfeigncurrencyfunds.Furthermeitissaidthatthesuspensionseemsatemparyonewillbereleasedwithestablishmentifanewimptpolicy.Wearemuchconcernedhoweverabouttheoutcomeofthismovementtowa

15、rdrestrictionofimpttoIran.WetherefeshallbeobligedifyouwillkeepuswellinfmedofdevelopmentofthisnewstateofaffairsespeciallyinconnectionwithimptsfromFrance.修改過后的段落并沒有增加或者減少任何一個詞語，也沒有改變原來句子的意思或者表達方式，只是按照意思將其恰當?shù)貏澐至硕温?。較之原文，修改后的

16、信函讀起來比較清楚易懂，看起來也很簡練，更加容易讓人接受。三、句子精練，避長就短。句子是寫作的基礎，沒有句子就沒有段落，也就沒有作品。清楚、簡潔的寫作容易啟發(fā)和說服他人有說服力的句子為基礎的。（摘自檀文茹《實用商務英文寫作》第９頁。）一位深受美國人愛戴，一項主張不寫長句，不羅嗦的美國參議員StephenYoung每次受到邀請參加會議、宴會、演講時，他的回信只有四個字：Iwillbethere(我會到).簡單明了。也曾經(jīng)有人打趣說“商務英