公文概述與常用文種寫作

1、公文概述與常用文種寫作,靳連冬 西北大學公共管理學院 郵箱：jld545@163.com,公文含義,公文是社會合法組織在其公務活動中為行使管理職權、處理日常工作而形成的具有效用直接性和體式規(guī)范性的應用文書。,公文性質,特定效力規(guī)范體式,公文種類,通用公文和專用公文 正式公文和參照公文 收來文件和發(fā)出文件,黨政機關公文含

2、義,黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。,黨政公文種類,決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要,15個文種適用范圍,決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者

3、撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。,15個文種適用范圍,公報：適用于公布重要決定或者重大事項。公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。,15個文種適用范圍,通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)

4、公文。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。,15個文種適用范圍,批復：適用于答復下級機關請示事項。議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事

5、項。,公文文種,確定適用范圍 顯示文件性質 表明行文關系 限定使用條件,文種使用常見錯誤,理不清隸屬關系，用錯文種 （請示與函）弄不明文件性質，用錯文種 （請示與報告）定不準事由目的，用錯文種 （決定與通報，意見與報告）解不當權限要求，用錯文種 （公告與通知）,請示與報告的區(qū)別 行文目的不同 行文時間不同 內(nèi)容含量不同,決定與通知的區(qū)

6、別,聘任性：“重要”與“常規(guī)”安排性：“重大”與“一般”決策性：“源”與“流”,決定與通報的區(qū)別,事實影響大，處理層次較高的應用決定 如表彰層次為：記功、嘉獎、晉級、授予較高層次榮譽稱號，懲戒層次為：記大過、降級、撤職、開除公職，要用決定。 事實影響小，處理層次低的應用通報。,公文文體,公文是以語體文為主，兼用敘述、議論、說明三種表達方式的應用文。,公文常用表達方式,敘述，對人物的行動或事件的發(fā)展作敘說和交代。

7、 說明，將客觀事物或事理的屬性解說清楚。 議論，對事件或問題發(fā)表見解，表明觀點和態(tài)度。,公文格式,用紙格式 排版格式 裝訂格式 文面格式,公文用紙幅面尺寸,采用國際標準A4型紙，210MM*297MM。公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含頁碼）。,公文區(qū)域分布,圖文區(qū)白邊區(qū),圖文區(qū)構成,

8、版頭 主體 版記,公文層次書寫形式,從左至右橫排、橫寫。其標識： 第一層為“一、”（黑體）， 第二層為（一）（楷體）， 第三層為“1.” （仿宋）， 第四層為（1）（仿宋）。,公文撰寫者的思維方式,對象化思維 模式化思維 替代性思維 邏輯性思維,報告,適用范圍：報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復

9、上級機關的詢問。 特點：單向性、陳述性 分類：工作報告、情況報告、建議報告、答復報告、報送報告,報告的寫作,標題發(fā)文機關＋主要內(nèi)容＋文種《中共中央紀律檢查委員會關于清理黨政干部違紀違法建私房和用公款超標準裝修住房的報告》主要內(nèi)容＋文種《關于西安電話業(yè)務轉讓的階段性報告》,主送機關,行政機關的報告，主送機關盡量要少，一般只送一個上級機關即可。受雙重領導的機關確定主送機關時可以不止一個。報告應報送自己的直接上級機關，

10、一般情況下不得越級行文。,正文——導語,報告開頭部分，起著引導全文的作用。導語的類型：背景式導語：交待報告產(chǎn)生的現(xiàn)實背景。根據(jù)式導語：交待報告產(chǎn)生的根據(jù)。敘事式導語：簡單敘述事件概況，一般用于反 映情況的報告。目的式導語：明確闡述發(fā)文目的。,正文——主體,報告主要內(nèi)容部分。常見類型：總結式寫法：主要用于工作報告。 以成績、做法、經(jīng)驗、體會、打算、安排為主，在敘述基本情況的同時，有

11、分析、歸納，找出規(guī)律性認識，類似于工作總結。注意結構安排。一般按總結出來的幾條規(guī)律性認識來組織材料、安排層次。,報告主體常見類型,“情況——原因——教訓——措施”四步寫法。這種結構主要用于情況報告。先將情況敘述清楚，然后分析情況產(chǎn)生的原因，接著總結經(jīng)驗教訓，最后提出下一步的行動措施。,報告主體常見類型,建議式寫法這種寫法多用于建議報告。要針對某項工作提出系統(tǒng)完整的方法、措施和要求，對工作實行全面的指導。形式上采用分條列項的方

12、法逐層表達。 例如《關于進一步加強廠礦企事業(yè)單位計劃生育工作的報告》，針對計劃生育問題向省政府提出了四條建議：一、加強組織領導；二、明確職責；三、提高干部素質；四、落實經(jīng)費。,報告結尾,可以重申意義，展望未來?？梢圆捎媚Ｊ交奶渍Z收結全文，如 “特此報告”；“以上報告，請審閱” 等等。,專項工作報告范文（結構）,重視校友工作 促進共同發(fā)展 一、充分認識校友資源（一）校友是學校的“品牌”資源（二）校友是學校的“

13、智力”資源（三）校友是學校的“關系”資源（四）校友是學校的“財力”資源。,二、高度重視校友工作（一）校友返校領導出面（二）完成校友托付事宜（三）策劃參與校友活動（四）全員提供所需服務,三、有效深化交流互動（一）完善校友信息建設（二）安裝運行相關設備（三）及時回應校友倡議（四）提供回饋支持平臺,四、不斷擴展校友工作成果（一）促進各地分會建設（二）擴大校友界定范圍,一之（二）校友是學校的“智力”資源,按照功能定位，大

14、學主要承擔著人才培養(yǎng)、科學研究、服務社會和傳承文化四大功能。要發(fā)揮好這四大功能，校友絕對是重要的“智力”資源。 1.在人才培養(yǎng)方面，許多校友既掌握了系統(tǒng)的理論知識，又擁有豐富的實踐經(jīng)驗，理解行業(yè)對人才的實際需求，他們反饋的意見和建議對于人才培養(yǎng)具有指導意義。 2.在科學研究方面，許多校友已經(jīng)成為所在利于的學術骨干和技術專家，在科學研究方面具有很深的造詣，如果能攜手母校老師開展合作研究，相信會產(chǎn)生有些影響的研究成果。,3.

15、服務社會方面，對于所從事專業(yè)領域的社會需求，校友們，尤其是生產(chǎn)單位的杰出校友最有發(fā)言權。他們掌握的信息豐富，面對的問題具體，可以有效引導高校更好的服務社會。 4.文化傳承方面，除了傳授專業(yè)知識，校友們會以母校熏陶出的行為方式、文化素養(yǎng)、人格魅力影響感化周圍人群，擴大文化傳承面。,請示,適用范圍：適用于向上級機關請求指示、批準。 特點：期復性、單一性、針對性、時效性。 分類：請求性請示、請準性請示。,請示的寫作,標題發(fā)

16、文機關＋事由＋文種。 《甘肅省人民政府關于增撥防汛搶險救災用油的請示》事由＋文種。 關于解決新設機構辦公用房的請示,主送機關,負責受理和答復請示的機關。只能有一個不得送個人無特殊情況不得越級。,正文——開頭,表述請示緣由，是上級機關批復的主要依據(jù)。需寫明遇到的新情況、新問題，或自身沒有能力解決的困難，要寫得充分、恰當、具體。,正文——主體,請示事項部分，是請示的核心部分。請求指示的請示，需寫明想在哪些具體問題、哪些方

17、面得到指示。請求批準的請示，需把要求批準的事項分條列款寫明。如果在請求批準的同時還需要人、財、物等方面的支持和幫助，更需寫明編制、數(shù)量、途徑等，以便上級及時批準。如果請示內(nèi)容復雜，可分列若干小標題，每個小標題下再分條列款。,正文——結尾,主體之后，另起一段，按程式化語言寫明期復請求即可?！疤卮苏埵尽薄皩４苏埵尽薄爱敺?，請批復”“妥否，請批復”“盼示復”“以上請示，請予審批”“以上請示如無不當，請批準”“以上請示，如無不妥，請批轉有

18、關部門執(zhí)行”等等。,病文評改：87—請示 關于“××招待所” 更名為“××賓館”的請示 廠部： ××招待所在廠部的支持和關懷下，從幾間普通客房發(fā)展到現(xiàn)在五十間標準客房的規(guī)模，硬件設施和服務水準及客房配備都得到很大提高，在接待對象上已從內(nèi)部服務拓展到面向社會的市場營銷活動

19、，由原來的單純服務變成現(xiàn)在的完成目標任務。,而在經(jīng)營過程當中，由于旅游市場要求及旅行社放團標準，“招待所”與“賓館”在接待等級上有一定差異。放團標準均以“賓館”、“酒店”、“飯店”“大廈”為對象，對“招待所”不確認。就拿今年與中青旅、黃河、新聞、光大、晨光等無論是大社還是小社的合作來說，他們來考察，一進大門，看到“招待所”的牌子就不下車，盡管里面設施、服務符合要求，但他們認為“招待所”與“賓館”從感官上有差異，顧客不認可。八月下旬，我們

20、好不容易與黃河、新聞和中青旅因關系談成放團，但青島客人和成都客人一聽是“招待所”堅決不同意也不看資料，沒辦法又轉其他賓館，新聞旅行社做的大連團寧可轉到環(huán)境設施遠不如我們的“××賓館”。我們也只能做一些散客，而無法接團，經(jīng)濟效益難以提高。,經(jīng)了解本系統(tǒng)已有614廠“申泉賓館”、542廠“上鈔大廈”、615廠“泉銀賓館”都已將服務對象擴展到社會。 我們作為××廠的對外窗口，與旅行社合作接待

21、省內(nèi)外游客，可將企業(yè)的知名度更加擴展，以我們的優(yōu)質服務將本廠精神、本廠品牌通過客人的口碑傳向四面八方，也是我們企業(yè)向外展示形象的最好廣告。 從經(jīng)濟效益來講，今年由于周邊企業(yè)如遠東公司自己的接待大樓要啟用，相關會議及客戶減少，因此我們要爭取與旅行社盡快合作，在旅游客源上爭取一些市場，也借旅行社來拓展我們的營銷渠道，以此為企業(yè)增加效益多創(chuàng)收。,鑒于以上原因，我們特此申請“××招待所”更名為“×

22、15;賓館”。更名手續(xù)經(jīng)調研因房價不變，與物價、稅收沒有關系，只需向主管工商局提出更名申請，繳納460元更名費即可辦理。另外，經(jīng)調研，更換“某某賓館”門頭貼金字約須2.6萬元。 妥否，請批示。 ××招待所 2006—1—6,通知,適用范圍：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周

23、知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。特點：功能多樣、運用廣泛、一定的指導性分類：發(fā)布指示的通知、頒發(fā)規(guī)章的通知、批轉轉發(fā)文件的通知、曉喻性通知、任免通知、會議通知,通知的寫作,標題三要素和兩要素標題。發(fā)布規(guī)章的通知，所發(fā)布的規(guī)章名稱要出現(xiàn)在標題的主要內(nèi)容部分，并使用書名號。主送機關通知的發(fā)文對象比較廣泛，因此主送機關較多，要注意主送機關排列的規(guī)范性。,正文——通知緣由,用來發(fā)布指示、安排工作的通知，主要表述有關背景、根據(jù)、目的、

24、意義等。用來告知事項的曉諭性通知，也可參照上述寫法。批轉、轉發(fā)文件的通知，根據(jù)情況可以在開頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達轉發(fā)對象和轉發(fā)決定開頭，無需說明緣由。發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無明顯的開頭部分，一般也不交待緣由。,正文——通知事項,主體部分：有條理表述所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的辦法、措施和步驟等。內(nèi)容復雜的需要分條列款。曉諭性的通知，有時需要列出新成立組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關系之后職權的變動

25、等。,正文——執(zhí)行要求,發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執(zhí)行的有關要求。 如無必要可以省略這一部分。 也可使用套語，如“特此通知”等。,發(fā)布性通知的寫作（簡單式）,全文由發(fā)布目的、根據(jù)、發(fā)布對象、發(fā)布決定組成。如 “為維護礦產(chǎn)資源國家所有權益，加強礦產(chǎn)資源儲量管理，確保礦產(chǎn)資源儲量合理可靠，根據(jù)《礦產(chǎn)資源法》，制定了《礦產(chǎn)資源儲量評審認定辦法》，現(xiàn)予發(fā)布?！庇械闹恍枰邆浒l(fā)布對象和時效兩方面的內(nèi)容。例如《國務院關

26、于發(fā)布的通知》：“現(xiàn)發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》，自2001年1月1日起施行，1993年11月2日國務院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》同時廢止?！?發(fā)布性通知的寫作（復雜式）,一般由以下幾個部分構成：標題。通常由發(fā)文機關名稱、被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱和文種三要素組成，如《中共中央關于印發(fā)《黨政領導干部選拔任用工作條例》的通知》。正文。應寫明兩層內(nèi)容：一明確指出所發(fā)布的是什么法規(guī)，該法規(guī)的施行或生

27、效日期及相關事項說明；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。一些重要的法規(guī)還需強調其重要意義。 在具體表述次序上，開頭都要通過一個“提前”句式，使用“現(xiàn)將”二字，把所要發(fā)布的法規(guī)名稱展示給閱者。如“現(xiàn)將《某法規(guī)》印發(fā)給你們，望認真貫徹執(zhí)行”。主體部分，一方面強調意義或重要性，另一方面提出執(zhí)行要求。結尾。有兩種情形，一是要求下級反饋執(zhí)行的情況；二是宣布法規(guī)的時效。,通報的寫作,通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況

28、題材的典型性、思想的引導性、制發(fā)的時效性表彰通報、批評通報、情況通報結構布局,表彰通報,正文分四個部分：介紹先進事跡：介紹先進人物或先進集體的行動及其效果，要寫明時間、地點、人物、基本事件過程。表達時使用概括敘述的方式，只要將事實講清楚即可。闡述先進事跡的性質和意義：采取議論寫法，但不要求有嚴謹?shù)耐评恚窃诟拍钋逦那疤嵯?，以判斷為主，同時也要注意文字的精煉。表彰決定：寫什么會議或什么機構決定，給予表彰對象以什么項目的表彰

29、和獎勵。希望號召：是表彰通報必須要有的結尾部分，用來提出希望、發(fā)出號召。,批評通報,正文分四個部分：錯誤事實或現(xiàn)象：對個人錯誤進行處理的通報，要寫明犯錯誤人的基本情況，包括姓名、所在單位、職務等，然后對錯誤事實敘述，要寫的簡明扼要、完整清晰。對單位、部門的不良現(xiàn)象進行通報，這部分將要占較大的篇幅。如果是針對普遍存在的某一問題進行通報，這部分要從不同地方、不同單位的許多同類事實中，選出一些有代表性的進行綜合敘述。對錯誤性質或危害性的

30、分析：處理單一錯誤事實的通報，這部分要對錯誤的性質、危害進行分析，一般都寫得比較簡短。懲罰決定或治理措施：對個人單一錯誤事實進行處理，要寫明根據(jù)什么規(guī)定，經(jīng)什么會議討論決定，給予什么處分等。對普遍存在的錯誤現(xiàn)象或問題，在這一部分要提出處理、糾正的方法措施。內(nèi)容復雜時，要分條列項。提出希望要求：發(fā)文機關要對受文單位提出希望要求，以便受文單位能夠高度重視、認清性質、汲取教訓、采取措施防止錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。,情況通報,正文由三部分組成：緣

31、由與目的：敘述基本事實，闡明發(fā)布通報的根據(jù)、目的、原因等。要綜合歸納，要言不煩。情況與信息：用來敘述有關情況、傳達某些信息，通常內(nèi)容較多、篇幅較長，要注意梳理歸類、合理安排結構。希望與要求：在明確情況的基礎上，對受文單位提一些要求和希望。這部分是全文思想的歸納之處，寫法因文而異，總的原則是要抓住要點，切實可行。,會議紀要,適用范圍：會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。特點：紀實性、概括性、指導性類型：決策型紀要、交流型紀

32、要、研討型紀要,會議紀要的寫作,標題： 由會議名稱、文種構成 由主要內(nèi)容（議題）、文種構成成文日期：一般加括號標寫于標題之下正中位置，以會議通過日期或領導人簽發(fā)日期為準；也可以出現(xiàn)在正文之后。,正文開頭,主要用來記述會議的基本情況。包括：召開會議的時間、地點、會議名稱、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等。這部分表達完畢后，可用“會議紀要如下”或“會議議定了如下事項”為過渡，轉入主體部分。,正文主體,核

33、心部分，需寫明會議主要精神、議定事項、達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等。這部分多數(shù)需要分條列項撰寫。即使不分條的，也多用“會議認為”“會議指出”“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。,結尾,強調意義、提出希望和號召等。結尾還可以對會議的情況作一些補充說明。在不影響全文結構完整的前提下，也可以不專門寫結尾部分。,函,適用范圍：函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問

34、和答復問題，請求批準和答復審批事項。特點：平等溝通性、靈活廣泛性、單一實用性類型：去函、復函,去函的寫作,標題：事由、文種的居多，也有三要素構成的。主送機關：一般只有一個，但有時內(nèi)容涉及部門多，也有排列多個主送機關的情況。,正文——發(fā)函緣由、事項,發(fā)函緣由：說明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。 這部分結束時，常用一些習用的套語轉入下一部分，如“現(xiàn)將有關情況說明如下”等。事項：表達有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問、

35、有關事項提請批準等主要內(nèi)容。,正文——希望請求,結尾部分：向對方提出希望或請求。或希望對方給予支持或幫助，或希望對方給予合作，或請求對方提供情況，或請求對方給予批準等等。最后，另起一行以“特此函商”“特此函詢”“即請復函”“特此函告”“以上意見可否，請函復” 等慣用語收束。,復函的寫作,標題高一級機關給低一級機關的復函或內(nèi)容比較重要的一些復函，一般采用三要素。如果是平級和不相隸屬機關之間的復函，而且復函的內(nèi)容也不太重要，也可采用兩

36、要素構成。,主送機關：來函的單位。正文：寫法基本同批復。 由引語和答復意見兩部分構成。引語部分先要引用對方來函的標題、發(fā)文字號，然后交待根據(jù)，說明緣由。 一般用“現(xiàn)就有關問題函復如下”轉入答復意見部分。結尾：另起一行以慣用結語“特此函復”收束。,函例文（原稿）,關于建議頒布實施《華能電廠P92鋼管道焊接工藝實施細則》等三個技術標準的函 華能國際電力股份有限公司： 應貴公司要求，我院依據(jù)“華能玉環(huán)電廠主汽管

37、道P92鋼焊接技術研究”課題研究成果及工藝評定狀況，編制了《華能電廠P92鋼管道焊接工藝實施細則》、《華能電廠P91、P92管道現(xiàn)場焊后熱處理工藝導則》和《華能電廠P91、P92鋼焊接質量檢驗導則》三個技術標準。上述三個技術標準多次在行業(yè)內(nèi)征求意見，通過了會議審定，并在華能玉環(huán)電廠4臺超臨界機組建設中進行了使用驗證。上述三個標準對保障P91、P92鋼管道現(xiàn)場焊接、安裝質量具有技術指導意義，切實可行，已經(jīng)過我院審核批準,建議作為華能國際電

38、力股份有限公司企業(yè)標準頒布實施。,函例文（修改稿1）,關于建議頒布實施《華能電廠P92鋼管道 焊接工藝實施細則》等三項技術標準的函 華能國際電力股份有限公司： 應貴公司要求，我院依據(jù)“華能玉環(huán)電廠主汽管道P92鋼焊接技術研究”課題研究成果及工藝評定狀況，編制了《華能電廠P92鋼管道焊接工藝實施細則》（見附件1）、《華能電廠P91、P92管道現(xiàn)場焊后熱處理工藝導則》（見附件2）和《華能電廠P91、P92鋼焊接質量檢驗導則》（

39、見附件3）三項技術標準。,函例文（修改稿2）,我院已多次在行業(yè)內(nèi)對上述三項技術標準的內(nèi)容征求修改意見，并根據(jù)各方意見對其進行了修改完善和內(nèi)部審核，其后組織有關專家進行了會議審定，并形成了試行稿。此三項標準在華能玉環(huán)電廠4臺超超臨界機組工程建設中已進行了試行，試行情況表明：上述三項標準對保障P91、P92鋼管道的現(xiàn)場焊接和安裝質量具有技術指導意義，切實可行。 為此，我院認為此三項標準已達到企業(yè)標準的要求，建議作為華能國際電力股