高效采購之路

1、高效采購之路高效采購之路向效率榜樣學習統(tǒng)一的采購機制是怎樣煉成的。向效率榜樣學習統(tǒng)一的采購機制是怎樣煉成的。隨著采購業(yè)的發(fā)展，企業(yè)將意識到，采購是一項涉及包括財務在內的各個部門的復雜流程，而惟有建立起統(tǒng)一、協(xié)調的采購機制，才能讓它成為企業(yè)經濟效益增長的強大動力。NCR、WestPennAlleghenyHealthSystem以及Avaya三家公司的經歷可以讓你了解這種統(tǒng)一的機制是如何煉成的。采購管理從來都不是一項受人重視的活動。它既不

2、會像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當今以縮減成本、提高生產力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購可以成為經濟效益增長的強大動力。毛瑟（BrettMauser）就深知這一點。五年前，這位NCR公司全球采購部的主任碰到一系列的問題：堆積如山的文件、零散的系統(tǒng)、重復的申請流程和成本過高的采購模式。他說：“對于一個每年開支在33億美元，并在100多個國家開展業(yè)務的企業(yè)來講，改進機會數(shù)不勝數(shù)?！蹦壳埃琋CR這

3、家交易與數(shù)據(jù)存儲產品供應商已是效率方面的典范。通過將訂單管理、庫存控制、倉儲管理、合同管理、采購、商旅、應付賬款及其他活動融為一體，NCR實現(xiàn)了高度的透明性及責任制。此外，公司使用的網上發(fā)票及電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)也使采購流程得以精簡。它70%以上的供應商現(xiàn)在都使用這種模式。由于改用網上發(fā)票，出具發(fā)票的成本從原來的每張14美元降低到了近似于零。與此同時，需進行復查或人工處理的發(fā)票數(shù)量從70%大幅下降到20%。建立閉合回路的采購系統(tǒng)建

4、立閉合回路的采購系統(tǒng)上世紀90年代開始引入的網上采購將商品目錄移上了網絡，并開創(chuàng)出一種更高效的采購模式。但不幸的是，正如市場調研機構FresterResearch的副總裁兼調查分析師巴特爾斯（rewBartels）所說，“許多購買了第一代采購系統(tǒng)的公司未能實現(xiàn)它們所期望的成本縮減。”許多此類系統(tǒng)雖然幫助企業(yè)鞏固了與供應商的關系，并使買方更好地遵守規(guī)定，但它們沒能很好地將所有涉及采購的企業(yè)系統(tǒng)融為一體。他補充說：“要企業(yè)對整個流程照顧得面

5、面俱到是不可能的。”這種情況正在改變?，F(xiàn)在，許多系統(tǒng)都是一個閉合回路，能提供關于采購活動的全面情況。它們也幫助企業(yè)規(guī)范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應鏈業(yè)務高級經理布羅索（ChrisBrousseau）說：“采購業(yè)正在不斷地變化。現(xiàn)在，有效地運用采購系統(tǒng)可以為整個企業(yè)帶來巨大的收益?！卑吞貭査箤Υ吮硎举澩f：“企業(yè)正在逐步意識到，采購并不僅僅依賴某項單一的技術或流程。這是一個涉及多項重要活動的復雜流程?！币⒔y(tǒng)一協(xié)調的采購系統(tǒng)，

6、企業(yè)需要來自包括財務在內的各部門的投入。企業(yè)不僅應選擇可以將不同的采購活動融為一體的系統(tǒng)，還必須利用可以提供報告及分析結果的工具。當企業(yè)可以審視數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時，就能更好地做出決策，并實現(xiàn)只有現(xiàn)在才能實現(xiàn)的改進。6步，并將補充存貨的準確率從70%提高到了99%。津巴說：“現(xiàn)在，專業(yè)醫(yī)護人員有更多的時間來解決病人的需求和處理醫(yī)護方面的問題?！痹撐锪瞎芾硐到y(tǒng)也幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在管理上獲得

7、了巨大的收益。目前，90%的采購定單都通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的方式發(fā)出，由此取代了紙張操作，加速了采購流程。公司還利用它對采購定單、發(fā)票和收據(jù)進行匹配。津巴說：“我們大大減少了數(shù)據(jù)不符的情況。公司的記錄現(xiàn)在更清晰、更準確了。在安裝系統(tǒng)之前，采購經理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現(xiàn)在，這些數(shù)據(jù)都可以從儀表盤中獲取，采購經理們可以從中選取所需要的具體信息。”目前約有84%的采購活動都通過這個采購系統(tǒng)進行，而在2004年前只有50

8、%。但是，WestPennAlleghenyHealthSystem還是在特定的情況下保留了紙張化的采購流程。如果某個物品或者供應商沒有被收錄在公司含有130000件物品的數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)就會強制要求這一采購活動通過紙張化流程來進行，并要求部門主管或更高層的主管審批該采購活動。津巴說：“通過紙張操作的采購流程還存在，是因為有人可能需要購買沒有收錄在數(shù)據(jù)庫中的物品。”這是一個帶來巨大收益的項目。津巴說：“這個系統(tǒng)幫助我們提高了購買力，并通過

9、鞏固與供應商的關系而降低了成本。我們可以檢查關于供應鏈的數(shù)據(jù)，包括合同管理、競價與談判，以及全局管理。”這個不斷發(fā)展的采購項目幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在其供應鏈中直接降低了7500萬美元的成本。通過促進系統(tǒng)向精簡協(xié)調的方向過渡，財務部門在整個流程中起到了關鍵的作用。現(xiàn)在，整個公司使用統(tǒng)一的總賬、統(tǒng)一的術語和交易代碼。津巴說，“我們現(xiàn)在已經不再有不同的部門以不同的名義來訂購同樣的產品。所以我們確確實實

10、地知道我們在買什么，買多少，要花多少錢。我們建立了一個精簡的采購系統(tǒng)，使采購變得像去雜貨店購物一樣簡便、直接?！狈e極將采購流程外包積極將采購流程外包埃森哲的布羅索說，財務部門也能促進采購流程在責任制及審計方面有所改進。他說：“實用而高效的業(yè)務控制是必不可少的。”但在設計流程和操作規(guī)程的時候須謹記，采購不應該是一個復雜的過程。他補充說：“采購方案最重要的一點，就是要使終端用戶能盡量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他們能盡量方便地從簽了

11、合同的供應商那里買東西。”隨著采購方案的設計及維護變得越來越復雜，有些企業(yè)轉而依賴外包，以此減少開銷，降低IT成本。布羅索指出：“與供應商商定協(xié)議，執(zhí)行系統(tǒng)、流程，以及控制運作成本，這些活動都可能極具挑戰(zhàn)性?！彪m然有些企業(yè)只外包部分環(huán)節(jié)，例如網上采購系統(tǒng)技術或合同管理，但也有一些企業(yè)全盤外包整個采購運作。生產網絡及電信產品的Avaya就是一家積極將采購流程外包的企業(yè)。這家從朗訊分離出來的企業(yè)選擇使用“ICG商業(yè)系統(tǒng)”來管理所有事務—從目