基于事項憑證的記賬流程設計

1、全國中文核心期刊財會月刊陰援中旬記賬是指將憑證中的數(shù)據(jù)登記到相關各種賬簿中的過程，是會計工作的第二環(huán)節(jié)，也是對經濟業(yè)務的原始數(shù)據(jù)進行加工并使之成為有用會計信息的重要步驟。本文旨在構建一種有別于傳統(tǒng)記賬模式的集成創(chuàng)新形式、方法獨特的記賬流程及數(shù)據(jù)處理機制，為記賬流程的不斷改進獻計獻策。一、手工方式下記賬流程及數(shù)據(jù)處理在手工記賬流程中，賬簿是會計憑證與會計報表的橋梁，是記賬流程中不可或缺的要素。該模式下記賬過程數(shù)據(jù)信息的處理流程如圖1所示：

2、手工會計記賬存在一些明顯的局限性，主要是：1.工作量大、效率低、易導致數(shù)據(jù)不兼容。在手工方式下，會計數(shù)據(jù)通過憑證由不同的財會人員分別登記到不同的賬簿中，從憑證到賬簿的登記大大增加了會計人員的工作量。而且，某些具有統(tǒng)馭性的重要賬簿如總賬由于賬頁固定，缺乏彈性，一本賬簿只能由一人記賬，不便于會計分工，以致工作效率低下。同時由于同一數(shù)據(jù)的大量重復，不僅造成存儲浪費，而且極易導致數(shù)據(jù)不兼容、賬證不符、賬表不符。2.無法實現(xiàn)賬簿信息的實時查詢。在

3、手工方式下，企業(yè)有時需要查詢一些已發(fā)生的歷史會計信息或要隨時了解各科目的借貸發(fā)生額、余額等相關數(shù)據(jù)，及時篩選財務信息，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的實時查詢，這種需求在手工狀態(tài)下很難得到滿足。二、電算化方式下記賬流程及數(shù)據(jù)處理電算化會計記賬僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，該模塊的功能是根據(jù)臨時憑證文件或流水賬憑證文件中已審核的憑證，自動更新財務數(shù)據(jù)文件，使被審核的輸入憑證成為正式的會計檔案，從“臨時憑證文件”轉移到“流水賬文件”中存放，記賬后憑證不允許再被修改。

4、與此同時，要不斷更新“科目余額發(fā)生額”文件的“科目余額”、“發(fā)生額”，如果有輔助核算和管理，那么要同時更新“部門、個人、項目”等輔助文件。電算化記賬模塊的具體處理步驟如圖2所示：電算化記賬雖然較手工會計記賬更加自動、高效，能夠將會計人員從繁重的登賬過程中解脫出來，但該過程數(shù)據(jù)處理本身也有其固有的缺陷，主要體現(xiàn)在：1.本質上并未擺脫手工記賬的思維模式。電算化方式下，記賬環(huán)節(jié)的信息出處仍體現(xiàn)在記賬憑證中，整個記賬流程仍然是從記賬憑證到賬簿的

5、過程，根本的邏輯關系并未發(fā)生變化，網絡技術的優(yōu)越性沒有得到充分體現(xiàn)。2.通過記賬環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠提供給信息使用者的僅僅是通用的、計量屬性單一的價值信息，而非價值信息在這個過程根本無法體現(xiàn)，信息使用者的多元化和個性化的信息需求，即基于事項憑證的記賬流程設計關萍王偉國淵教授冤淵石河子大學經濟與管理學院新疆石河子832003冤【摘要】本文通過對手工方式及電算化環(huán)境下記賬流程及數(shù)據(jù)處理存在的問題進行分析，提出基于事項憑證的記賬流程及數(shù)據(jù)處理思路，

6、嘗試構建一種自動化程度更高的記賬流程新機制。【關鍵詞】事項憑證記賬流程數(shù)據(jù)處理記賬憑證登記登記匯制核對登記核對總分類賬日記賬匯總記賬憑證科目匯總表明細分類賬圖1手工會計記賬過程追加野企業(yè)對賬文件冶會計科目存在檢查與平衡校驗有關數(shù)據(jù)庫的備份袁以防意外在不同工作區(qū)打開野科目余額發(fā)生額冶堯野臨時憑證冶堯野流水賬冶堯野企業(yè)對賬單冶等文件為下述環(huán)節(jié)做鋪墊以上述記錄的科目代碼為關鍵字查找相關文件所對應的記錄袁逐筆進行更新取出科目屬性為野對賬冶的記錄

7、袁將其追加到野企業(yè)對賬文件冶更新野科目余額發(fā)生額文件冶以及野部門堯個人堯項目冶等輔助文件的相關記錄記賬憑證的檢驗數(shù)據(jù)保護開始記賬取野臨時憑證文件冶中已審核憑證的一條記錄將該記錄追加到野流水賬文件冶袁并做記賬標志從野臨時憑證文件冶中刪除標有記賬標識的所有記錄關閉所有文件袁結束記賬過程圖2記賬過程數(shù)據(jù)處理的具體步驟窯95窯陰陰財會月刊全國優(yōu)秀經濟期刊援中旬用戶信息的需求導向無法得到滿足。三、基于事項憑證的記賬流程及數(shù)據(jù)處理1.基于事項憑證的

8、記賬流程及數(shù)據(jù)處理特點。（1）在基于事項憑證的記賬流程中，記賬憑證所代表的含義較傳統(tǒng)模式已經發(fā)生了改變，通過事項憑證和記賬憑證的對應關系，記賬憑證中只反映總賬科目，而明細科目和具體業(yè)務事件及分類則通過事項憑證來體現(xiàn)，這樣有利于簡化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設置的復雜程度，簡化傳統(tǒng)記賬流程。（2）傳統(tǒng)意義的記賬憑證是在財務部門內部傳遞，而事項憑證則是在多個部門之間傳遞，它本身作為多部門相互聯(lián)系的紐帶，實現(xiàn)了財務與業(yè)務的協(xié)同，而且伴隨著信息技術、數(shù)據(jù)庫

9、技術及各種數(shù)據(jù)處理技術的蓬勃發(fā)展，該模式下信息處理的效率也會顯著提高。（3）由于在設計事項憑證的過程中已包含了經過鑒別真?zhèn)蔚男畔ⅲ蚨谝允马棏{證為存儲核心后，原先的制單人、審核人、記賬人等的相關處理就失去了原有的意義和作用，可以免除，從而減少人為環(huán)節(jié)及價值判斷，為實現(xiàn)記賬過程數(shù)據(jù)處理的自動化及增強信息的可靠性提供支持。（4）在賬簿的生成機制方面，基于事項憑證的記賬流程下賬簿的自動形成機制與傳統(tǒng)賬簿的生成模式相比發(fā)生了革命性的改變，傳統(tǒng)

10、模式下，賬簿中的數(shù)據(jù)是對記賬憑證進行分類、匯總、加工、整理的結果，記賬憑證是其產生的前提。而基于事項憑證的賬簿自動生成過程中，各賬簿的自動生成均直接或間接地來源于事項憑證，是對事項憑證中的價值及非價值信息進行提取、加工與轉化的過程。2.基于事項記賬憑證的生成機理。（1）基于事項憑證的總賬自動生成機理?；谑马棏{證的記賬流程反映了總賬科目，因而在事項憑證類別設計中就可以建立事項憑證類別與記賬模板的對應關系，在事項憑證生成后可以通過記賬模板

11、自動生成記賬憑證，并可以根據(jù)記賬憑證來達到生成總賬的目的。在總賬自動生成的整個過程中，帶有特殊意義的記賬憑證成了事項憑證和總賬之間銜接的橋梁，這樣可簡化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設置的復雜程度，改變在總賬中增加輔助核算的機制，進而簡化傳統(tǒng)記賬流程。（2）基于事項憑證的日記賬自動生成機理。為了加強對貨幣資金的管理，企業(yè)一般應設置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬兩本特種日記賬，以序時反映其收入、支出和每日的結存情況。基于事項憑證的日記賬的生成也不例外，只是在

12、其自動生成機理方面有所差異。傳統(tǒng)記賬模式下的會計實務中，日記賬以記賬憑證為依據(jù)，按照各項經濟業(yè)務發(fā)生的時間順序，逐日逐筆進行序時登記而產生?；谑马棏{證的記賬模式下，也延續(xù)了該思想，日記賬包括日期、憑證號、摘要、對應科目、收入、支出、結存等內容，只是將登記的依據(jù)由原來的記賬憑證轉為事項憑證。日期由事項憑證中收款數(shù)據(jù)項目下的日期時間生成；憑證號改為對應的事項憑證的編號；摘要則通過事項憑證中業(yè)務說明來生成；對應科目改為對應事項，由事項憑證類

13、別及業(yè)務說明綜合獲得；收入的金額欄由事項憑證中的進賬金額欄來對應，而結存由計算機自動匯總生成。依據(jù)上述對應關系，基于事項憑證的日記賬便自動生成了。（3）基于事項憑證的明細賬自動生成機理。所謂明細賬就是通過明細分類登記，為某些總分類賬戶提供其增減變動的詳細情況?；谑马棏{證的明細賬與傳統(tǒng)明細賬相比發(fā)生了革命性的變化，主要體現(xiàn)在：第一，明細的含義及體現(xiàn)的方式不同。傳統(tǒng)記賬模式下，明細是指按總分類科目所屬的二級科目或明細科目開設的賬戶來登記某

14、一類經濟業(yè)務，以提供明細核算資料，明細核算指在總賬科目下設二級科目或三級科目進行核算。而基于事項憑證的記賬模式下，以事項為明細的體現(xiàn)形式，明細所涵蓋的信息更加全面、范圍更廣，系統(tǒng)不再設置總分類科目下的二級科目及更加明細的科目，而采用事項對明細信息進行采集。第二，信息的完整性、規(guī)范性、通用性有所不同。在傳統(tǒng)記賬模式下，由于我國會計法只統(tǒng)一規(guī)定總賬科目，而各單位根據(jù)自身行業(yè)特點及業(yè)務需求來設置二級科目或更加明細的科目，這樣明細賬中所體現(xiàn)的信

15、息就缺乏完整、規(guī)范及通用性。而基于事項憑證的記賬模式下，以事項為明細的體現(xiàn)形式，信息的完整性、規(guī)范性及通用性大大增強。第三，登記的依據(jù)不同。傳統(tǒng)模式及會計實務下，明細賬以記賬憑證為其登記依據(jù)。而基于事項憑證的記賬模式下，明細賬以事項憑證及改革后的記賬憑證為登記依據(jù)。鑒于上述變化，本文將以三欄式明細賬及基于采購付款類別的事項憑證為例來具體說明基于事項憑證的明細賬自動生成的機理，其關鍵是要完成事項憑證及記賬憑證到明細賬各對應項的設置及相關數(shù)

16、據(jù)項的賦值。我們知道，三欄式明細賬包括抬頭（伊伊明細賬）、日期、憑證號、摘要、對方科目、借方、貸方、借或貸、余額等一系列內容。抬頭及對方科目要根據(jù)事項憑證的會計事項信息中生成的記賬憑證編號來連接其對應的記賬憑證，然后根據(jù)記賬憑證中的總分類科目及其中的對應科目來生成所需信息；日期由事項憑證中收款數(shù)據(jù)項目下的日期時間生成；憑證號改為對應的事項憑證的編號；摘要則通過事項憑證中業(yè)務說明來生成；借貸的金額欄可由事項憑證中對應的信息獲得，而借或貸及

17、余額欄可由系統(tǒng)自動生成。依據(jù)上述對應關系，基于事項憑證的明細賬便生成了。以上基于事項憑證的記賬流程設計，是在考慮到與現(xiàn)行會計準則及記賬流程的兼容下提出的，筆者甚至還設想到，在各賬簿的形成中，由于受到現(xiàn)行會計準則的限制，賬簿的格式并未發(fā)生變化，提供的事項信息相對有限，如果系統(tǒng)能夠支持反查功能，即當信息使用者想根據(jù)生成的賬簿進一步了解更多相關信息時，能直接跳轉到對應的事項憑證，那樣，信息使用者便可獲得更加明細、相關的信息，以利于做出科學決策