淺談軍工企業(yè)的采購管理工作

1、1片.蝙美#..~滾....._..._淺談軍Z企血的采胞管，理忑T乍中國船舶重工集團公司第七0研究所李艷【摘要】本文重點從采購管理中的流程管理、進度管理、供應商管理、協(xié)調(diào)管理等方面探索存在的問題和不足。并針對提出的問題從優(yōu)化審批流程、加強采購進度監(jiān)控、加大供應商管理力度、對內(nèi)部接口業(yè)務進行監(jiān)管等方面提出了采購管理的優(yōu)化策略，從而達到提高采購管理水平，完善采購管理措施的目的?！娟P鍵詞1采購管理進度監(jiān)控接口協(xié)調(diào)1.引言軍事物資供應是一種特

2、殊物資的供應，從簽定合同到發(fā)運部隊，要實現(xiàn)總周期時間最短化。器件采購工作是先行軍必須按計劃節(jié)點做出快速響應，采購的產(chǎn)品質(zhì)量、進度直接影響著裝備的質(zhì)量與供貨周期。很多軍工企業(yè)是集科研、生產(chǎn)于一體的單位，與大型外資企業(yè)的大批量流水線生產(chǎn)相比，生產(chǎn)品種多、批量小、生產(chǎn)周期短、轉(zhuǎn)換產(chǎn)品快，導致采購管理工作開展越來越難，本文就軍工企業(yè)的采購管理遇到的一些問題進行探討。2.軍工企業(yè)采購管理工作中存在的主要問題2.1原材料采購周期長研究表明，多數(shù)的業(yè)

3、務處理遵從28法則.ap80%的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，稱為“等待時間只有20%的時間用于處理業(yè)務，稱之為“任務時間“。目前因等待造成采購周期長的現(xiàn)象主要集中在以下三個方面:2.1.1審批環(huán)節(jié)多，簽字等待時間長采購審批涉及到外購計劃審批、采購明細審批、外購產(chǎn)品價格審查，涉及到多個部門。其中涉及到5萬、10萬元以上的大額采購，同一個采購申請所領導要分批次對不同部門、不同時間呈報的審批內(nèi)容進行簽批，如計劃的符合性、優(yōu)選目錄外明細

4、以及價格等。雖然審的內(nèi)容不同，確是同一個采購申請。2.1.2采購計劃編制不嚴謹，反復溝通時間長采購計劃編制時常出現(xiàn)器件名稱或規(guī)格型號描述不準確、不具體。比如計劃中的器件名稱與供應商生產(chǎn)的名稱有出入，或者計劃中技術規(guī)格提的不具體，只寫了一個型號，沒有封裝形式、技術參數(shù)等。因此，使得采購人員要與供應商、相關技術人員就未明確的相關事宜反復溝通、確認延長了采購周期，影響到采購進度。2.1.3訂貨周期長一般科研軍工單位各類物資供貨周期大致如下:元

5、器件(國產(chǎn))46周、元器件(進口)68周、機電產(chǎn)品412周、標準件416周、金屬材料616周、非金屬材料26周。若遇到緊急任務時，這就是一個瓶頸。2.2對供應商疏于管理簽訂訂貨合同后，常出現(xiàn)延期交貨現(xiàn)象。一是合同簽訂后等待發(fā)貨的環(huán)節(jié)上催繳不到位。采購人員的采購主要精力用在了與供應商計劃內(nèi)容核對、報價回傳、簽訂合同等，在合同簽訂等待發(fā)貨的環(huán)節(jié)上，沒有投入更多的精力去催貨，一般都是一個項目，計劃己到貨將近合同節(jié)點，對未交貨的再進行督辦。二是

6、供應商延期交貨的責任未落實。雖然簽訂的合同中都含有逾期未交貨的扣款項目，因為種類少、金額小，礙于面子，實際操作中未落實。三是對不合格的供應商未淘汰。一般科研軍工單位[5]FoxDBurgardWDellaertFetal.MonteCarJolocalzation:efficientpositionestima口onfmobilcrobo臼[q.1999:343349.一210一電子世鸚在設計中一旦定了生產(chǎn)廠家，一直到后續(xù)投產(chǎn)基本不會更

7、換的現(xiàn)象。供貨商摸清了軍工企業(yè)一不如、二不換的運轉(zhuǎn)模式，對拖貨期的現(xiàn)象有恃無恐。2.3部分進口器件售后服務無保障我國的軍用電子元器件雖然取得了很大的進步，并且制定了《武器裝備使用進口電子元器件管理辦法)).對進口元器件的使用進行控制，但是軍事電子信息裝備中，部分離端核心元器件領域仍然依賴進口。進口器件一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題后，需先找供應商，供應商再到原生產(chǎn)廠的維修點去維修，到了服務點又要排隊等候維修，如果供應商不是第一代理商，往往要經(jīng)過多次周

8、轉(zhuǎn)才能得到維修。2.4部門之間的工作推進無人監(jiān)管采購是一項復雜而漫長的活動，除采購部門外，還需其它部門的介入與配合。采購工作涉及外購計劃審批、提交申請明細、尋找合適的生產(chǎn)單位或供貨商、比價手續(xù)辦理、簽訂合同、等待收貨、入所檢驗、元器件的老化篩選、入庫等流程，整個過程涉及的部門多、人員多、環(huán)節(jié)多。為提高采購管理水平雖然采用了金碟K3等物流軟件系統(tǒng)，雖然可以查的出價格審批時間、入所報檢時間、入庫通知時間等，但卻不能確切地知道是什么時候提出價

9、格審批的、器件什么時候入所的、什么時間入所檢的，以及檢驗記錄什么時候返到采購部門的。在以上的每個環(huán)節(jié)上都有可能擱置、拖延，中間無人監(jiān)管，出現(xiàn)問題后容易推讀扯皮，進度無法保障。3.采購管理優(yōu)化策略3.1簡化審批流程，提高工作效率針對一個項目需要多次重復審批的問題，可以對《外購計劃審批》后附的采購計劃表進行優(yōu)化，按優(yōu)選目錄內(nèi)與優(yōu)選外進行分類申報，并將供貨單位達到5萬元及以上給予標注說明。所領導在第一次批復外購計劃時即可同時了解到優(yōu)選目錄外以

10、及超過5萬元器件的相關信息，一個項目只需審批一次，后續(xù)運作按批復執(zhí)行即可。在價格審批環(huán)節(jié)，只要在比價后選定的廠家或供應商的報價與外購計劃里的變動幅度不大，可自價格辦直接批復，定期將各項目的開支做成報表上報各主管所領導，縮短簽批等待時間。3.2完善采購計劃編制首先采購部門應制定相關的管理規(guī)定來約束編制人員，讓編制人員從思想意識上重視采購計劃的編制:二是從源頭抓起，多與供應商一起開展器件方面的知識培訓11.規(guī)范物料名稱與規(guī)格型號統(tǒng)一寫法，要

11、求在圖紙設計與編制計劃時就與供應商的保持一致:三是規(guī)范金蝶K3軟件里不規(guī)范的器件名稱與規(guī)格型號，供報計劃時選用，確保報計劃時可選的唯一性。3.3加強進度監(jiān)控進度監(jiān)控工作貫穿于從合同簽訂直到貨物[6]FoxDKLDsampling:Adaptiveparticlefilters[C].Vancouvl時.生產(chǎn)完畢具備出廠檢驗條件的全過程。在這個階段，對供應商的原材料準備、生產(chǎn)制造、出廠檢驗、發(fā)貨等各個環(huán)節(jié)緊密跟蹤，監(jiān)督并及時催促。通過加強

12、催交工作能及時發(fā)現(xiàn)供貨進度方面潛在的或已出現(xiàn)的問題，努力防止進度拖延。一旦某一合同出現(xiàn)供貨進度拖延，應立即通過協(xié)調(diào)手段和控制措施，將進度的影響控制在最小的范圍內(nèi)。3.4加強合同執(zhí)行力度合同是進度、質(zhì)量的保障，執(zhí)行的力度直接決定著供應商的態(tài)度，要想確保質(zhì)量與進度，必須嚴格履行合同。首先，要專人建立合同臺帳，對合同進行分類，由業(yè)務員上報實際到貨時間，由合同管理人員履行相關違約事項。第二，根據(jù)合同的執(zhí)行情況，形成客觀記錄，記錄相關供貨信息、違

13、約情況，并定期對供應商進行評價。3.5加大對供應商售后服務的考評增加對供應商售后服務能力的考評，將供應商的維修能力納入審查范圍。售后服務方面滿足不了科研裝備需求的，直接取消其合格供方或?qū)⑵浣禐槎壓细窆┓?，采購時優(yōu)先選擇售后服務能力強的一級供應商。3.6建立詳實的供應商檔案建立供應商詳實的檔案，運用現(xiàn)代化信息管理手段，更有效地管理好供應商。業(yè)務管理部門可根據(jù)近幾年供貨周期，對合格供方的生產(chǎn)廠家或供貨商根據(jù)對每個項目供應商的供貨周期、產(chǎn)品

14、質(zhì)量、價格變化幅度、售后服務、型號升級等方面建立詳實的檔案，對供應商實施動態(tài)管理。3.7建立監(jiān)管制度，加強部門之間接口采購協(xié)調(diào)工作建立監(jiān)管制度，明確每個環(huán)節(jié)，部門之間的職責與節(jié)點完成周期。如，供貨周期、價格審批周期、入所檢驗周期、老化篩選周期等。由相關部門牽頭監(jiān)管，同時建立公共的信息平臺，每周定期將各外購計劃節(jié)點的執(zhí)行情況給予公示，未按節(jié)點完成的給予情況說明，可對各業(yè)務口起到監(jiān)管的作用，確保采購進度。4.結束語采購管理是軍工企業(yè)的一項重

15、要工作，采購的產(chǎn)品質(zhì)量、進度直接影響著裝備的質(zhì)量與供貨周期，是不可忽略的一部分，采用先進手段，完善規(guī)章制度，建好采購隊伍，在工作中不斷探索物資采購工作的新方法，總結經(jīng)驗，拓寬思路，提高軍事裝備需求相應能力。參考文獻[1]章銳，朱一舟.軍用及航天電子元器件采購現(xiàn)狀與建議日].航天標準化，2012(1):2628.[2]馬洪江，王祖文，趙波，王字慧軍用電子元器件供應商關系管理研究。].管理學報，2010(6).[3]傅瑜.淺談戰(zhàn)略采購管理U

16、J.大眾商務，2011(12):64作者簡介z楊月(1987一)，女，安徽蚌埠人，碩士，現(xiàn)就讀于中北大學機械工程與自動化學院控制工程專業(yè)。1片.蝙美#..~滾....._..._淺談軍Z企血的采胞管，理忑T乍中國船舶重工集團公司第七0研究所李艷【摘要】本文重點從采購管理中的流程管理、進度管理、供應商管理、協(xié)調(diào)管理等方面探索存在的問題和不足。并針對提出的問題從優(yōu)化審批流程、加強采購進度監(jiān)控、加大供應商管理力度、對內(nèi)部接口業(yè)務進行監(jiān)管等方面

17、提出了采購管理的優(yōu)化策略，從而達到提高采購管理水平，完善采購管理措施的目的?！娟P鍵詞1采購管理進度監(jiān)控接口協(xié)調(diào)1.引言軍事物資供應是一種特殊物資的供應，從簽定合同到發(fā)運部隊，要實現(xiàn)總周期時間最短化。器件采購工作是先行軍必須按計劃節(jié)點做出快速響應，采購的產(chǎn)品質(zhì)量、進度直接影響著裝備的質(zhì)量與供貨周期。很多軍工企業(yè)是集科研、生產(chǎn)于一體的單位，與大型外資企業(yè)的大批量流水線生產(chǎn)相比，生產(chǎn)品種多、批量小、生產(chǎn)周期短、轉(zhuǎn)換產(chǎn)品快，導致采購管理工作開展

18、越來越難，本文就軍工企業(yè)的采購管理遇到的一些問題進行探討。2.軍工企業(yè)采購管理工作中存在的主要問題2.1原材料采購周期長研究表明，多數(shù)的業(yè)務處理遵從28法則.ap80%的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，稱為“等待時間只有20%的時間用于處理業(yè)務，稱之為“任務時間“。目前因等待造成采購周期長的現(xiàn)象主要集中在以下三個方面:2.1.1審批環(huán)節(jié)多，簽字等待時間長采購審批涉及到外購計劃審批、采購明細審批、外購產(chǎn)品價格審查，涉及到多個部門。其中

19、涉及到5萬、10萬元以上的大額采購，同一個采購申請所領導要分批次對不同部門、不同時間呈報的審批內(nèi)容進行簽批，如計劃的符合性、優(yōu)選目錄外明細以及價格等。雖然審的內(nèi)容不同，確是同一個采購申請。2.1.2采購計劃編制不嚴謹，反復溝通時間長采購計劃編制時常出現(xiàn)器件名稱或規(guī)格型號描述不準確、不具體。比如計劃中的器件名稱與供應商生產(chǎn)的名稱有出入，或者計劃中技術規(guī)格提的不具體，只寫了一個型號，沒有封裝形式、技術參數(shù)等。因此，使得采購人員要與供應商、相

20、關技術人員就未明確的相關事宜反復溝通、確認延長了采購周期，影響到采購進度。2.1.3訂貨周期長一般科研軍工單位各類物資供貨周期大致如下:元器件(國產(chǎn))46周、元器件(進口)68周、機電產(chǎn)品412周、標準件416周、金屬材料616周、非金屬材料26周。若遇到緊急任務時，這就是一個瓶頸。2.2對供應商疏于管理簽訂訂貨合同后，常出現(xiàn)延期交貨現(xiàn)象。一是合同簽訂后等待發(fā)貨的環(huán)節(jié)上催繳不到位。采購人員的采購主要精力用在了與供應商計劃內(nèi)容核對、報價回

21、傳、簽訂合同等，在合同簽訂等待發(fā)貨的環(huán)節(jié)上，沒有投入更多的精力去催貨，一般都是一個項目，計劃己到貨將近合同節(jié)點，對未交貨的再進行督辦。二是供應商延期交貨的責任未落實。雖然簽訂的合同中都含有逾期未交貨的扣款項目，因為種類少、金額小，礙于面子，實際操作中未落實。三是對不合格的供應商未淘汰。一般科研軍工單位[5]FoxDBurgardWDellaertFetal.MonteCarJolocalzation:efficientpositione

22、stima口onfmobilcrobo臼[q.1999:343349.一210一電子世鸚在設計中一旦定了生產(chǎn)廠家，一直到后續(xù)投產(chǎn)基本不會更換的現(xiàn)象。供貨商摸清了軍工企業(yè)一不如、二不換的運轉(zhuǎn)模式，對拖貨期的現(xiàn)象有恃無恐。2.3部分進口器件售后服務無保障我國的軍用電子元器件雖然取得了很大的進步，并且制定了《武器裝備使用進口電子元器件管理辦法)).對進口元器件的使用進行控制，但是軍事電子信息裝備中，部分離端核心元器件領域仍然依賴進口。進口器件

23、一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題后，需先找供應商，供應商再到原生產(chǎn)廠的維修點去維修，到了服務點又要排隊等候維修，如果供應商不是第一代理商，往往要經(jīng)過多次周轉(zhuǎn)才能得到維修。2.4部門之間的工作推進無人監(jiān)管采購是一項復雜而漫長的活動，除采購部門外，還需其它部門的介入與配合。采購工作涉及外購計劃審批、提交申請明細、尋找合適的生產(chǎn)單位或供貨商、比價手續(xù)辦理、簽訂合同、等待收貨、入所檢驗、元器件的老化篩選、入庫等流程，整個過程涉及的部門多、人員多、環(huán)節(jié)多。為提高

24、采購管理水平雖然采用了金碟K3等物流軟件系統(tǒng)，雖然可以查的出價格審批時間、入所報檢時間、入庫通知時間等，但卻不能確切地知道是什么時候提出價格審批的、器件什么時候入所的、什么時間入所檢的，以及檢驗記錄什么時候返到采購部門的。在以上的每個環(huán)節(jié)上都有可能擱置、拖延，中間無人監(jiān)管，出現(xiàn)問題后容易推讀扯皮，進度無法保障。3.采購管理優(yōu)化策略3.1簡化審批流程，提高工作效率針對一個項目需要多次重復審批的問題，可以對《外購計劃審批》后附的采購計劃表進

25、行優(yōu)化，按優(yōu)選目錄內(nèi)與優(yōu)選外進行分類申報，并將供貨單位達到5萬元及以上給予標注說明。所領導在第一次批復外購計劃時即可同時了解到優(yōu)選目錄外以及超過5萬元器件的相關信息，一個項目只需審批一次，后續(xù)運作按批復執(zhí)行即可。在價格審批環(huán)節(jié)，只要在比價后選定的廠家或供應商的報價與外購計劃里的變動幅度不大，可自價格辦直接批復，定期將各項目的開支做成報表上報各主管所領導，縮短簽批等待時間。3.2完善采購計劃編制首先采購部門應制定相關的管理規(guī)定來約束編制人

26、員，讓編制人員從思想意識上重視采購計劃的編制:二是從源頭抓起，多與供應商一起開展器件方面的知識培訓11.規(guī)范物料名稱與規(guī)格型號統(tǒng)一寫法，要求在圖紙設計與編制計劃時就與供應商的保持一致:三是規(guī)范金蝶K3軟件里不規(guī)范的器件名稱與規(guī)格型號，供報計劃時選用，確保報計劃時可選的唯一性。3.3加強進度監(jiān)控進度監(jiān)控工作貫穿于從合同簽訂直到貨物[6]FoxDKLDsampling:Adaptiveparticlefilters[C].Vancouvl時

27、.生產(chǎn)完畢具備出廠檢驗條件的全過程。在這個階段，對供應商的原材料準備、生產(chǎn)制造、出廠檢驗、發(fā)貨等各個環(huán)節(jié)緊密跟蹤，監(jiān)督并及時催促。通過加強催交工作能及時發(fā)現(xiàn)供貨進度方面潛在的或已出現(xiàn)的問題，努力防止進度拖延。一旦某一合同出現(xiàn)供貨進度拖延，應立即通過協(xié)調(diào)手段和控制措施，將進度的影響控制在最小的范圍內(nèi)。3.4加強合同執(zhí)行力度合同是進度、質(zhì)量的保障，執(zhí)行的力度直接決定著供應商的態(tài)度，要想確保質(zhì)量與進度，必須嚴格履行合同。首先，要專人建立合同臺

28、帳，對合同進行分類，由業(yè)務員上報實際到貨時間，由合同管理人員履行相關違約事項。第二，根據(jù)合同的執(zhí)行情況，形成客觀記錄，記錄相關供貨信息、違約情況，并定期對供應商進行評價。3.5加大對供應商售后服務的考評增加對供應商售后服務能力的考評，將供應商的維修能力納入審查范圍。售后服務方面滿足不了科研裝備需求的，直接取消其合格供方或?qū)⑵浣禐槎壓细窆┓剑少彆r優(yōu)先選擇售后服務能力強的一級供應商。3.6建立詳實的供應商檔案建立供應商詳實的檔案，運用現(xiàn)

29、代化信息管理手段，更有效地管理好供應商。業(yè)務管理部門可根據(jù)近幾年供貨周期，對合格供方的生產(chǎn)廠家或供貨商根據(jù)對每個項目供應商的供貨周期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格變化幅度、售后服務、型號升級等方面建立詳實的檔案，對供應商實施動態(tài)管理。3.7建立監(jiān)管制度，加強部門之間接口采購協(xié)調(diào)工作建立監(jiān)管制度，明確每個環(huán)節(jié)，部門之間的職責與節(jié)點完成周期。如，供貨周期、價格審批周期、入所檢驗周期、老化篩選周期等。由相關部門牽頭監(jiān)管，同時建立公共的信息平臺，每周定期將各

30、外購計劃節(jié)點的執(zhí)行情況給予公示，未按節(jié)點完成的給予情況說明，可對各業(yè)務口起到監(jiān)管的作用，確保采購進度。4.結束語采購管理是軍工企業(yè)的一項重要工作，采購的產(chǎn)品質(zhì)量、進度直接影響著裝備的質(zhì)量與供貨周期，是不可忽略的一部分，采用先進手段，完善規(guī)章制度，建好采購隊伍，在工作中不斷探索物資采購工作的新方法，總結經(jīng)驗，拓寬思路，提高軍事裝備需求相應能力。參考文獻[1]章銳，朱一舟.軍用及航天電子元器件采購現(xiàn)狀與建議日].航天標準化，2012(1):