費用報銷流程

1、日常費用及差旅費報銷流程與注意事項,前 言,在日常工作中，部分員工對財務知識比較欠缺，對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務部及相關部門工作帶來不必要困擾。,對原始單據(jù)的要求,,,,財務報銷管理規(guī)定,不予報銷的單據(jù),費用報銷一般規(guī)定,費用審批簽字流程,報銷時間的安排,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,,,,,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),財務報銷管理,差旅費用報銷,日常

2、費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,1.發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復寫紙復寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù)。2.內(nèi)容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項目要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，嚴禁涂改。 3.印章要齊全，須有收款單位印章(財務專用章或發(fā)票專用章)及收款人簽字(章)；事業(yè)單位的收據(jù)，要有財務專用章；企業(yè)和個體戶須是稅務部門統(tǒng)

3、一印制的收據(jù)。4.購買農(nóng)民的農(nóng)副產(chǎn)品而無法取得正式發(fā)票時，可使用財務科印發(fā)的自制單據(jù)，自制單據(jù)要用墨水筆填寫，內(nèi)容要填寫齊全。5.從外單位取得的原始單據(jù)(車、船、飛機票等)，因保管不善而被盜或遺失，后果自負。,（一）對原始單據(jù)的要求,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,正面例子：要素填寫齊全，蓋章清晰,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,內(nèi)容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的

4、票據(jù)一律不予報銷;,,,,（二）、不予報銷的單據(jù),日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,反面例子：要素填寫不全，章不清晰,,要素填寫不全,章不清晰,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,反面例子：要素填寫不全，品名過于籠統(tǒng)且無清單或小票。,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,反面例子：發(fā)票抬頭不是公司的全稱，而是地名。,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),

5、差旅費用報銷,反面例子：章不合規(guī)。 發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章，加蓋其他類型章的發(fā)票無效,如“現(xiàn)金收訖”章。（行政事業(yè)單位收據(jù)等除外）,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,反面例子：報銷項目與發(fā)票內(nèi)容不一致。,左圖發(fā)票為訂票發(fā)票，不能用于報銷市內(nèi)交通費,左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店，不能用于報銷市內(nèi)交通費。后經(jīng)網(wǎng)上查詢此發(fā)票，發(fā)現(xiàn)此發(fā)票章與網(wǎng)上信息也不符。,,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票

6、據(jù),差旅費用報銷,反面例子：印章不清或根本沒有印章的發(fā)票無效。 產(chǎn)生這樣的問題原因之一是有的經(jīng)營單位為了推卸責任保護自己，在出具假發(fā)票時，故意不將印章印清或拒絕蓋章，消費者事后無法再去索要真票。,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,反面例子：同一次消費的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同，相同為虛假發(fā)票,,,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,在日常報銷工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘

7、貼的不規(guī)范，例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多、太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額、稽核、裝訂、會計檔案保管等）帶來很大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間。鑒于上述情況，現(xiàn)將財務票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹，希望大家在今后碰到類似業(yè)務能按規(guī)范操作。,,（三）、原始單據(jù)粘貼規(guī)范,日常費用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費用報銷,,票據(jù)整理粘貼要求,1、票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類，如辦公用品

8、、電話費、差旅費、市內(nèi)交通費等等，按照類別分別粘貼。 2、將票據(jù)整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側背面，沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應避免將票據(jù)貼出粘貼單外。裝訂線左側不要粘貼票據(jù)，不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄。 3、如果票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼； 票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單   4、對于比粘貼單大

9、的票據(jù)或其他附件，也應沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。,1、所有經(jīng)濟業(yè)務均應提供正規(guī)合法票據(jù)；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰，沒有涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷。2、應使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經(jīng)辦人、報賬人、單據(jù)張數(shù)等信息應如實完整填寫；3、不要將票據(jù)倒置粘貼； 不要用訂書機訂票據(jù)；

10、 4、發(fā)票上未列清詳細品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭，開具日期等信息，不得空白。,,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,5、原始粘貼單上相關數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求：1)  阿拉伯數(shù)字要加上人民幣符號，如：報賬金額為12345元，則在阿拉伯數(shù)字填寫欄內(nèi)填寫￥12345.00元。2) &#

11、160;大寫漢字欄內(nèi)應按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫，并在大寫漢字前的每一空位上畫“X”，在數(shù)字是0的位置填寫漢字“零”。例如，報賬金額為￥2034.50元，則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫： X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分3)  漢字的數(shù)字大寫標準寫法為： 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 元 角 分,,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,報銷票據(jù)粘貼,?基本要求：–緊靠粘貼單的左

12、上端，從左橫向粘貼–相鄰票據(jù)間須留出間隔距離–票據(jù)較多時，可分行粘貼–不得豎向粘貼–報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途?不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權退回，要求報銷人重新整理。,票據(jù)粘貼,緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼,,粘貼方向,票據(jù)粘貼范圍,票據(jù)粘貼,票據(jù)應當橫向粘貼，膠水涂在票據(jù)的背面粘貼端,,圖  1  火車票的粘貼,圖  2  車輛通行費發(fā)票的粘貼,圖

13、  3  出租車票的粘貼,圖  4     汽車車票的粘貼,圖 5 汽車客票的粘貼,示例1.票據(jù)粘貼：如圖：靠裝訂線右側，自左至右沿上邊以魚鱗式粘貼票據(jù)，要求每張票據(jù)均保證貼在粘貼單上，不得以票貼票，不得集中在中間粘貼，不得將票據(jù)貼到粘貼單外,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,示例2.費用報銷單填寫： 《費用報銷審批單》填寫可參照下圖,原始單據(jù)粘貼規(guī)范

14、,1,2,3,4,報銷人必須取得相應的合法單據(jù)（相關規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求），且發(fā)票上有經(jīng)辦人和證明人簽名。,填寫報銷單應注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫必須完全一致；簡述費用內(nèi)容或理由。,按規(guī)定的審批程序報批。,報銷５０００元以上需提前一天通知財務部以便備款。,（四）、費用報銷一般規(guī)定,部門員工發(fā)生費用,,本部門主管審核,部門經(jīng)理審核,財務審核票據(jù)是否有誤,總經(jīng)理審核簽字,到財務部

15、報銷領款,,,,,,,1,2,3,4,5,4,審核無誤,審核未通過返回報銷人,（五）、費用審批簽字流程,為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外業(yè)務的工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：,（六）、報銷時間的安排,一、財務報銷管理規(guī)定,二、借款管理規(guī)定,三、專項支出管理規(guī)定,四、工資結算管理規(guī)定,,1、出差借款,出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù),2、臨時借款,如業(yè)務費、周轉金

16、等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。,3、借款銷賬規(guī)定,4、借款流程,案例,1.2009年12月5日，王歡（銷售部業(yè)務員）預借差旅費3000元。2.2009年12月15日，王歡（銷售部業(yè)務員）出差回來報銷差旅費2500元，余款500元退回。,借支單的填寫,,差旅費報銷單的填寫,差旅費報銷單的填寫,,王歡,與客戶談業(yè)務,12 11,河源,天津,火車,300,3 4,100,1200,12 12,7

17、00,12 13,天津,12 14,河源,火車,300,伙食,2009 12 15,人民幣貳仟伍佰元整,2,500.00,3,000.00,500.00,收據(jù)的填寫,,2009,12,15,王歡,現(xiàn)金,伍佰元整,500.00元,預借差旅費余款,王露,王歡,李梅,一、財務報銷管理規(guī)定,二、借款管理規(guī)定,三、專項支出管理規(guī)定,四、工資結算管理規(guī)定,,1、審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。2、簽訂合同：由直接負

18、責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問審核，合同應注明付款方式、發(fā)票的開具日期及條件等）。3、付款流程：（1）有預付款的，填寫江蘇太能實業(yè)有限公司付款申請單，審批流程同費用報銷流程.（2）合同終結，需要再次付款的，在明確收到對方提供的發(fā)票后，由經(jīng)辦人員整理發(fā)票等資料并填寫付款申請單或費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定和流程，發(fā)票上必須有經(jīng)辦人和證明人的簽名，在備注內(nèi)詳細注明前期付款合計，本次再需付

19、款金額）；（3）按審批程序審批：部門主管審核簽字→財務部復核→主管副總簽字→常務副總簽字→總經(jīng)理或董事長審批。 （4）財務部根據(jù)審批后的付款申請單或報銷單金額付款；（5）付款方式:：一般不用現(xiàn)金現(xiàn)款，通常采取轉賬支票或網(wǎng)銀付款的方式。（6）付款抬頭：合同單位和付款申請單的收款單位必須一致，否則不予付款；轉賬支票付款的，必須填寫抬頭和金額，抬頭及金額必須和付款申請單一致，否則不予付款。,,財務報銷流程,一、財務報銷管理規(guī)定

20、,二、借款管理規(guī)定,三、專項支出管理規(guī)定,四、工資結算管理規(guī)定,,,,公司財務部每月10日結算上月員工工資，節(jié)假日順延；董事長特批、員工合同期滿等特殊情況除外但員工必須憑人力資源部經(jīng)理、董理長簽字批準的離職手續(xù)到財務部辦理工資結算手續(xù),,,結算日期,,,每月工資結算前，人事部必須將上月人事工資變動情況說明表及考勤記錄提交到財務部以便財務部及時準確計算員工薪資、所得稅和社保個人及公司各自繳納部分；人事部對提交資料的真實性負