淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

1、<p>　　淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化</p><p>　　[摘 要]檔案工作的基本性質(zhì)是專業(yè)性、服務性與機要性，并且具有重要的憑證價值與參考價值，因此對于檔案管理工作的規(guī)范化有較高要求。在新形勢下，我國的經(jīng)濟政治環(huán)境發(fā)生了很大的改變，檔案管理工作的艱巨性和復雜性都大大提升，對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。 </p><p>　　[關鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 措施 </p&g

2、t;<p>　　中圖分類號：G252 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0187-01 </p><p>　　檔案具有較高的保存價值和科研價值，檔案管理是一個單位不可或缺的、非常重要的工作，檔案管理方法的得當與否對科研機構(gòu)、企事業(yè)單位及國家機關等的日常工作順利進行具有重要的影響。在社會迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作的規(guī)范化和標準化成為發(fā)展的需求。 </p>&

3、lt;p>　　一、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性 </p><p>　　1.規(guī)范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求 </p><p>　　政治經(jīng)濟環(huán)境的巨大變化使得企業(yè)和其他單位在運營中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應其中的變化，將不利于企業(yè)或是其他單位的正常發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)或是其他單位發(fā)展的資料記錄，是企業(yè)等單位在發(fā)展過程中的道路選擇，記載著企業(yè)

4、發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。做好這一時期的檔案管理能夠使企業(yè)在檔案之中明確自己的發(fā)展方向，解決當前發(fā)展存在的問題，實現(xiàn)企業(yè)等單位的長遠發(fā)展。 </p><p>　　2.規(guī)范檔案管理是各單位加強自身管理的體現(xiàn) </p><p>　　檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業(yè)而言，就是對企業(yè)的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問題等進行整理、歸檔，使企業(yè)在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。

5、同時，檔案管理也是企業(yè)進行企業(yè)文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于企業(yè)樹立良好的形象。對于學校等單位而言，檔案是其教學經(jīng)驗或是績效考核的總結(jié)和依據(jù)，是單位日常運行的必要過程，規(guī)范對檔案的管理，能夠使教學工作更加高效，有利于學校加強對自身的管理。 </p><p>　　3.檔案管理有助于企事業(yè)單位的長遠發(fā)展 </p><p>　　企業(yè)管理是企業(yè)日常經(jīng)營中必須進行的活動，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)

6、容，通過對企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗、基本資料等進行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的經(jīng)驗。檔案中的資料是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的精髓所在，是企事業(yè)發(fā)展進程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗，對今后的發(fā)展做一個預期和規(guī)劃，從而有利于企事業(yè)單位的長遠發(fā)展。 </p><p>　　二、實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的途徑 </p><p>　　1.依法管理，建章立制

7、</p><p>　　檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。我國在1987年第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議中通過了《中華人民共和國檔案法》，這對于我國檔案管理工作來說無疑是一次長足的進步，說明我國在二十多年前就認識到檔案管理工作的重要性以及要求規(guī)范化。這是先進檔案管理工作能夠順利進行和發(fā)展的基石，在檔案管理的

8、實際工作中起到了非常大的作用，特別是檔案管理、收集和篩選等等一系列工作。 </p><p>　　社會在進步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設備也得到的升級，各項軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓，讓自己能夠掌握現(xiàn)

9、代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應有的社會作用。 </p><p>　　2.求實創(chuàng)新，與時俱進 </p><p>　　信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯(lián)系，特別是計算機網(wǎng)絡的普及，讓我

10、們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術與檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會、企業(yè)服務，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢?？此泼篮玫木吧殡S的是坎坷的道路，我們檔案工作也是如此，做好檔案管理工作，能夠讓企業(yè)的各項活動都井井有條，但是

11、實踐起來卻又不是那么的簡單，檔案管理工作比較的繁瑣和復雜，需要有較好的耐心去完成這項工作，而且檔案種類繁多，特別是一些年代久遠的企業(yè)，過去的紙質(zhì)檔案需要重新的轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，這些工作無異于從頭做起，從資料的搜集、篩選、分類，再用現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡技術進行保存，每一個環(huán)節(jié)都不是那么輕松的，而且還需要有非常專注的注意力。信息化非常的便捷，但是同時也存在一些安全隱患，網(wǎng)絡安全現(xiàn)在還沒有十分的完善。 </p><p>　　

12、3.科學規(guī)范，提高效能 </p><p>　　優(yōu)秀的企業(yè)能夠從企業(yè)自身的檔案中找到經(jīng)濟活動的規(guī)律和發(fā)展方向，所以良好的檔案管理能夠為企業(yè)帶來準確的預測資料，具有很強的借鑒意義，檔案管理工作最終是為企業(yè)和國家經(jīng)濟建設所服務的。檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企

13、業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應該要掌握科學的檔案管理手段，學會先進的檔案管理技術，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應該更加妥善的保管，可以對其進行

14、備份、復制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設上也應該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復損害。 </p><p>　　4.加快檔案管理信息化進程 </p><p>　　首先要做的是將檔案信息化的相關設備配備齊全，如配置電腦、掃描儀、照相機、攝像機、速印機等，同時也應當加大對基礎設施的投入，應當將辦公、閱覽、庫房分開。其次是軟件設施，軟件起點

15、要高，并且應當便于掌握。在具備以上兩點后，我們就應當研究如何利用硬件與軟件來為檔案管理規(guī)范化提供服務，首先應當加強基礎工作，規(guī)范組卷，保證質(zhì)量，在進行分類時要針對不同文件用不同的關鍵詞進行標明，打牢信息化基礎。同時在新形勢下應當充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)點，強調(diào)信息化，比如可以在網(wǎng)上發(fā)布一般文件、工作動態(tài)、信息簡報、工作安排等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、編目等工作。同時不斷完善多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集和入庫，

16、不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源，同時也應當汲取先進的信息化、規(guī)范化的檔案管理方法，加大對檔案管理的資金投入。 </p><p>　　5.提升相關工作人員素質(zhì) </p><p>　　隨著現(xiàn)代化設備的不斷發(fā)展，對相關工作人員專業(yè)素養(yǎng)的要求也會越來越高，此時就應當對管理人員進行技術培訓，通過專業(yè)化的培訓，提升其專業(yè)知識與操作技能，同時也要加強其對信息化技術的熟悉程度，以不斷適

17、應社會發(fā)展。盡管檔案管理工作相對枯燥乏味，但是工作人員也應當具有創(chuàng)新精神，不同行業(yè)的不同檔案有其自身特點，工作人員應當結(jié)合自己工作內(nèi)容的實際情況，可以在大方向上做出一些小小的創(chuàng)新以使工作質(zhì)量與效率能夠更高。 </p><p><b>　　三 結(jié)束語 </b></p><p>　　想要在新形勢下保障檔案管理工作的規(guī)范化，就應當跟上時代變化，不斷促進檔案管理信息化進程，并

18、且提升相關人員素質(zhì)，加大資金投入，結(jié)合具體情況進行具體探究，找出適應本單位發(fā)展的管理方法。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1] 陳玲玲，新時期辦公室檔案管理規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務，2013. </p><p>　　[2] 楊春芳，如何提升檔案管理規(guī)范化標準化的研究[J].管理學家，2013.</