采購管理系統(tǒng)的設計和實現

1、計算機光盤軟件與應用軟件設計開發(fā)ComputerCDSoftwareApplications2011年第14期—188—采購管理系統(tǒng)的設計和實現張林（英博金龍泉啤酒（湖北）有限公司，湖北荊門448000）摘摘摘摘要：要：要：要：本文介紹了一個采購管理系統(tǒng)的設計思路和實現過程，對系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實現等進行了詳細的描述，給出了系統(tǒng)實現所需的業(yè)務流程、功能模塊和數據結構，并采用CS（ClientServer）的體系結構，以Syba

2、se為后臺數據庫，PowerBuilder9.0為開發(fā)工具進行系統(tǒng)開發(fā)。關鍵詞：關鍵詞：關鍵詞：關鍵詞：采購管理；應付款帳期；帳齡中圖分類號：中圖分類號：中圖分類號：中圖分類號：TP315文獻標識碼：文獻標識碼：文獻標識碼：文獻標識碼：A文章編號：文章編號：文章編號：文章編號：10079599（2011）14018802TheDesignRealizationofthePurchasingManagementSystemZhangLin

3、(InBevJinlongquanBrewing(Hubei)Co.Ltd.Jingmen448000China)Abstract:Thepaperintroducesthedesignthoughttherealizationprocessofthepurchasingmanagementsystemdescribesthedemanalysisthesystemdesignthesystemimplementationindetai

4、lbasedonwhichthebusinessprocedurethebusinessmodulethedatastructurewereestablishedthesystemdevelopmentwascarriedoutwiththeusingoftheCS(ClientServer)asthesystemstructureSybaseasthebackgrounddatabasePowerBuilder9.0asthedeve

5、lopmenttool.Keywds:PurchasingmanagementTermoftheaccountpayableAccountreceivableage一、引言采購是供應鏈當中的一個重要環(huán)節(jié)，它對企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質量在正確的時間送到正確的地點，是至關重要的。隨著市場競爭的日趨激烈，采購管理的作用也顯得日趨重要，如何通過提升采購管理來加強采購流程控制

6、，降低采購成本和采購風險，提高資金利用率，是每個企業(yè)必須面對的問題。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，通過實施先進的計算機采購管理系統(tǒng)來提升企業(yè)的采購管理水平，進而提升企業(yè)的核心競爭力成為可能。二、需求分析（一）系統(tǒng)目標本系統(tǒng)要求界面友好、操作簡便、安全、實用，能對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤；在采購計劃審批、質量檢驗、采購價格審核、采購付款等關鍵業(yè)務點通過先進的身份認證技術對操作人員的身份進行認證，增強系統(tǒng)的安全性能，降低

7、采購風險；通過采購付款帳期控制避免提前付款，增加企業(yè)的流動資金，提高資金利用率；通過提供及時的數據查詢功能和詳細的統(tǒng)計分析報表，為企業(yè)的采購管理提供必要的數據支持，提高企業(yè)的采購管理水平。（二）業(yè)務流程采購管理的流程比較復雜，為了保證采購管理系統(tǒng)能夠滿足整個采購流程的控制需要，我們通過詳細的調研，確定了本系統(tǒng)按以下的流程進行設計：采購計劃申報→采購計劃審批→采購計劃分解→生成供貨通知單→采購實物收貨→質量報檢→質量檢驗→采購價格審核→驗

8、收入庫→采購付款。三、系統(tǒng)設計（一）系統(tǒng)功能模塊設計根據本系統(tǒng)的需求分析，按照數據聯系的緊密程度和業(yè)務功能，將系統(tǒng)劃分為基礎數據管理、采購過程管理、統(tǒng)計查詢與報表三個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)又包括不同的模塊，以完成不同的系統(tǒng)功能。整個系統(tǒng)的功能是基于權限管理的，操作人員按照自己的權限進入相應的功能模塊進行操作，各子系統(tǒng)下的模塊的主要功能如下：1.基礎數據管理（1）操作權限管理：按各部門操作人員的職責在系統(tǒng)中設置對應的模塊權限，只有經過授權的用戶

9、才能進入系統(tǒng)操作設定的模塊。（2）采購員管理：對采購部門的員工的信息進行管理，設定每位采購員負責購進物資的類別。（3）供應商管理：對采購供應商的資料進行管理，包括供應商名稱、地址、郵政編碼、聯系人、聯系電話、傳真、銀行賬戶等重要信息。（4）質量檢驗標準管理：用于設定各種采購物資的質量檢驗標準，包括檢驗項目、評判標準等信息。（5）Ikey身份認證管理：Ikey身份認證是本系統(tǒng)為了加強安全控制而引用的一項加密技術，Ikey內存儲的是用戶設置

10、的一個密碼，用來對用戶進行身份認證，該密碼與采購管理系統(tǒng)中特定的操作員相關聯，在需要使用Ikey的模塊上，系統(tǒng)首先檢查Ikey與系統(tǒng)登錄用戶是否一致，如果不一致Ikey將起不到身份認證的作用，如果一致系統(tǒng)將檢查用戶輸入的密碼是否與Ikey上記載的密碼相同，只有密碼相同才能通過身份認證。在本系統(tǒng)中對影響整個采購品種與數量的“采購計劃審批”、對采購物資進行評級的“質量檢驗”、核定實際結算金額的“采購價格審核”、最終進行財務付款的“采購付款”

11、等關鍵業(yè)務點都用Ikey對操作員的身份進行了認證。通過Ikey身份認證技術的應用，有效的加強了采購系統(tǒng)的安全性能，降低了采購分析。（6）采購應付款帳期設置：用于按供應商或購進物資設置采購付款最短天數，購進物資收貨后，如果沒有達到系統(tǒng)設定的最短付款天數，系統(tǒng)不能進行付款操作。通過采購應付款帳期的控制，有效的避免提前付款，增加企業(yè)的流動資金，提高資金利用計算機光盤軟件與應用2011年第14期ComputerCDSoftwareApplica

12、tions軟件設計開發(fā)—189—率。2.采購管理（1）采購計劃申報：采購計劃申報部門計劃員按倉庫的實際庫存和當前的需求量申報物資采購計劃。（2）采購計劃審批：公司分管領導按實際情況對采購計劃進行審批。（3）采購計劃分解：物資采購部計劃員將采購計劃中的各種物資分解給具體的采購員進行采購，生成采購分解單。（4）生成供貨通知單：物資采購部采購員在供應商將物資送到公司后，按實際到貨情況給倉庫開電子供貨通知單。（5）采購實物收貨：倉庫保管員為將貨

13、物送到倉庫的供應商辦理實物收貨業(yè)務。（6）質量報檢：倉庫保管員對收貨物資按批次生成質量報檢單。（7）質量檢驗：質量檢驗員根據物資檢驗實際結果，生成電子質量檢驗單。（8）采購價格審核：企業(yè)管理部會計根據供應合同、供應商供貨的歷史價格、市場行情及質量檢驗結果對物資采購價格進行審核。（9）驗收入庫：倉庫保管員憑供應商提供的實物收貨單給供應商辦理采購實物驗收入庫單。（10）采購付款：財務部門結算會計根據驗收入庫單給供應商辦理結算手續(xù)。3.統(tǒng)計查

14、詢與報表（1）倉庫庫存綜合查詢：對倉庫的庫存物資進行查詢，為采購計劃的制定提供依據。（2）采購計劃查詢：對歷史采購計劃進行查詢。（3）供應商賬目往來表：對供應商的往來賬目進行統(tǒng)計。（4）質量分析報表：對購進物資的檢驗結果提供分析報表，作為對供應商評級的重要依據。（5）倉庫庫存賬齡報表：提供倉庫各物資的賬齡分析報表，作為物資領用和采購計劃制定的依據。（6）供應商付款賬齡報表：提供采購未到付款日賬齡或已到付款日未付款賬齡統(tǒng)計報表，作為財務部

15、門編制資金報表的依據。（二）數據庫物理設計物理設計的目的是根據具體數據庫管理系統(tǒng)的特征，確定數據庫的物理結構。這一階段的工作包括：確定所有數據庫表的名稱及其所含字段的名稱、類型和寬度；確定各數據庫表所需要的索引，以什么字段建立索引。以下是系統(tǒng)部分關鍵表的結構：表1采購計劃申報表的表結構含義字段名數據類型長度關鍵字申報單號sbdhvar20P申報日期sbrqdatetime申報人sbrvar10審批日期sprqdatetime審批人spr

16、var10申報單位dwvar30狀態(tài)ztvar10備注bzvar100申報物資代碼wzdmvar20P當前庫存dqkcdecimal10，2申報數量sbsldecimal10，2審批數量spsldecimal10，2存放倉庫cfckvar30四、系統(tǒng)實現（一）開發(fā)工具本系統(tǒng)采用的是CS結構設計，系統(tǒng)后臺采用Sybase數據庫，開發(fā)工具為PowerBuilder9.0，網絡操作系統(tǒng)為Windows2003Server，客戶端采用Windo

17、ws的家族操作系統(tǒng)，為了保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，使用了兩臺E630聯想服務器加磁盤陣列柜組成了雙機熱備系統(tǒng)。（二）主要模塊的實現1.采購計劃申報采購計劃申報部門計劃員按倉庫的實際庫存和當前的需求量申報采購計劃，如圖1所示。用戶點擊“增行”按鈕，在表格中選擇需要采購的物資，系統(tǒng)自動檢測當前庫存數量，計劃員按倉庫的實際庫存和當前的需求量填寫申報數量，完成后進行保存。圖1采購計劃申報窗口2.供應商應付款賬齡報表供應商應付款賬齡報表可以按日期

18、、供應商提供已到付款期和未到付款期的應付款賬齡表，用于財務部門編制資金計劃，如圖2所示。為了滿足財務部門對賬齡分析的多樣性，賬齡分析表中的統(tǒng)計區(qū)間可以由操作用戶自由定義，如將1年以內的應付賬款細分成30天以內、30120天、120360天三段，也可以細分為120天以內、120240天、240360天三段。圖2供應商應付款賬齡報表查詢窗口五、結束語通過對本系統(tǒng)實際應用表明，本系統(tǒng)界面友好、操作簡便、安全可靠，達到了及時、連續(xù)、不斷的對企業(yè)

19、的采購物流和資金流進行監(jiān)控的目的，減輕了采購和財務管理人員的勞動強度，增加企業(yè)的流動資金，提高資金利用率。系統(tǒng)提供的庫存綜合查詢、質量分析報表、供應商賬目往來表、倉庫庫存賬齡報表、供應商付款賬齡報表等多種統(tǒng)計分析報表為公司制定采購計劃、評價供應商、編制資金計劃提供了有力的數據支持，在提升企業(yè)采購管理水平方面發(fā)揮了重要的作用，具有較好的推廣價值。參考文獻：[1]薛華成.管理信息系統(tǒng)(第三版)[M].清華大學出版社1999[3]楊孝如.SY